Tämä kirjoitus on julkaistu alunperin uutiskirjeessämme.

> Pääset lukemaan uutiskirjeen täältä

> Voit liittyä uutiskirjeen tilaajaksi täältä

---

Työlupa-asiat ovat olleet viime aikoina julkisuudessakin esillä pitkien käsittelyaikojen vuoksi. Työlupa-asioissa TE-toimisto tekee työluvan hakijalle osapäätöksen ja Maahanmuuttovirasto eli Migri varsinaisen päätöksen työluvan myöntämisestä. Olemme toimistossamme tarttuneet tuumasta toimeen ja lähteneet tehostamaan työlupien käsittelyä  palvelumuotoilun avulla. Tavoitteena on lyhentää työlupahakemusten jono murto-osaan nykyisestä.

Me käsittelemme Uudenmaan TE-toimistossa Uudenmaan alueen työlupahakemuksia. Yhteensä työlupia käsitellään Suomessa neljässä eri TE-toimistossa. Syitä pitkiin käsittelyaikoihin on useita. Työlupahakemukset ovat usein puutteellisesti täytettyjä, jolloin joudumme tekemään merkittävästi lisäselvityksiä ennen päätöksen tekemistä. Taustalla on myös vuonna 2015 maahan tulleiden turvapaikanhakijoiden suuri määrä, mikä on lisännyt työlupahakemuksia, eivätkä resurssit ole pysyneet tässä kehityksessä mukana.

Nyt monella rintamalla on kuitenkin ryhdytty toimiin tilanteen parantamiseksi. Ensinnäkin olemme saaneet Työ- ja elinkeinoministeriöltä (TEM) lisärahoituksen, jolla Uudenmaan TE-toimistoon on palkattu tänä syksynä kymmenen uutta työlupien käsittelijää vuodeksi eteenpäin. Olemme saaneet jo lyhennettyä työlupien käsittelyaikaa ja lisäresursoinnin myötä se tulee lyhenemään entisestään jo piakkoin.

TEM ja Sisäministeriö teettivät myös työlupia koskevan selvityksen, jossa kartoitettiin prosessin pullonkauloja ja ehdotettiin ratkaisuja tilanteen parantamiseksi. Huomiota kiinnitettiin muun muassa siihen, että hallintojen rajat ylittävää työlupaprosessia on seurattava ja kehitettävä paremmin kokonaisuutena. Myös virastojen välistä yhteistyötä on lisättävä, mikä tulee käytännössä tarkoittamaan meille itse yhteistyön lisäksi muun muassa osittaista pääsyä Migrin tietojärjestelmään. Myös työlupiin liittyvän lainsäädännön kehittäminen todettiin tarpeelliseksi.

Olemme tehneet Uudenmaan TE-toimistossa myös itse merkittäviä toimia työlupakäsittelyn nopeuttamiseksi. Käynnistimme työlupia koskevan palvelumuotoiluhankkeen, joka on nyt loppusuoralla. Hankkeessa on kartoitettu sidosryhmien toiveita, haastateltu TE-toimiston ja Migrin asiantuntijoita ja työnantajia sekä järjestetty työpajoja.

Tärkeimpänä johtopäätöksenä hankkeesta nousee kanavakäyttäytymisen muuttaminen, eli sähköisten hakemusten lisääminen ja paperihakemusten vähentäminen. Tämä tarkoittaa sitä, että Migrin hallinnoiman EnterFinlandin tunnettavuutta on parannettava. Aiommekin omalta osaltamme panostaa tunnettavuuden lisäämiseen. Tavoite on, että jatkossa 90 prosenttia hakemuksista tulee tätä kautta.

Pidemmällä aikavälillä palvelumuotoilun toimenpidesuosituksena on prosessin automatisointi ja verkkopalvelun älykkyys, mitkä vaikuttavat työlupien käsittelyyn valtakunnallisesti. Suosituksena on tehdä parannuksia myös työlupahakemuksen paperilomakkeeseen.

Nyt jo olemme organisoineet oman työlupayksikkömme työtä uudelleen jakamalla yksikön viiteen alakohtaiseen tiimiin. Ravintola-, siivous- ja rakennusaloilla on nyt oma tiiminsä, koska näille aloille hakemuksia tulee eniten. Osakeyhtiöyrittäjien hakemukset puolestaan on siirretty 1.4. alkaen ELY-keskuksen puolelle. Olemme tarkentaneet ohjeistuksia ja perehdytystä omille asiantuntijoillemme laadukkaiden ja yhteneväisten päätösten takaamiseksi. Jatkossa seuraamme tarkemmin myös esimerkiksi sitä, kuinka paljon lisäselvityksiä joudumme hakemuksiin liittyen tekemään. Erittäin tärkeänä asiana olemme myös tarkentaneet työluvan hakuohjeita työnantajille puutteellisten hakemusten vähentämiseksi.

Jarmo Ukkonen

Johtaja, Uudenmaan TE-toimisto