Kykyviisari -arviointityökalun tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miksi ja miten Kaakkois-Suomen työ- ja elinkeinotoimisto kerää ja käsittelee henkilötietoja Kykyviisari -arviointityökalun (jäljempänä "kykyviisarin") yhteydessä ja mitä oikeuksia sinulla on. Kykyviisari on verkkoalusta, joka on Kaakkois-Suomen työ- ja elinkeinotoimiston asiakkaiden käytössä heidän arvioidessaan omaa työ- ja toimintakykyä sekä osallisuutta.

1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Kaakkois-Suomen työ- ja elinkeinotoimisto
PL 1010, 45101 KOUVOLA
kirjaamo.kaakkois-suomi@te-toimisto.fi
Tietosuojayhdyshenkilö Joni Hämäläinen
etunimi.sukunimi@te-toimisto.fi
puh. 0295 042 310

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

KEHA-keskus, Mia Niskanen
tietosuoja.keha@ely-keskus.fi

2. Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käsitellään ja millä perusteella?

2.1 Lakisääteisten tehtävien hoitaminen

Kaakkois-Suomen työ- ja elinkeinotoimisto käsittelee henkilötietojasi julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta annetussa laissa 916/2012 säädettyjen lakisääteisten tehtäviensä hoitamiseksi. Kykyviisarin käyttö on tarkoitettu neuvonta- ja ohjauspalveluiden tueksi ja sitä käytetään Kaakkois-Suomen työ- ja elinkeinotoimiston lakisääteisten tehtävien hoitamisessa. Kykyviisarin henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin ja seuraavin perustein:

Kykyviisari -verkkopalvelu:

Kykyviisari-palvelu on Työterveyslaitoksen ylläpitämä verkkopalvelu, jonka Kaakkois-Suomen TE-toimisto tarjoaa asiakkaidensa käyttöön arvioidessaan heidän työ- ja toimintakykyä sekä osallisuutta. Asiakas täyttää kyselyt verkkopalvelussa ja Kaakkois-Suomen TE-toimiston henkilöstö voi myös tarkastella kyselyiden vastauksia ja laatia niistä raportteja.

Työterveyslaitos raportoi Kykyviisari-tuloksista kansallisissa ja kansainvälisissä tieteellisissä sekä yleistajuisissa julkaisuissa sekä julkaisee tuloksista työelämää ja suomalaista yhteiskuntaa koskevaa tilastotietoa avoimesti saataville. Ennen julkaisua tai jakamista tiedot muutetaan tunnistamattomaan muotoon siten, että niistä ei voida tunnistaa yksittäistä henkilöä tai organisaatiota edes välillisesti.

Henkilötiedon käsittelyn oikeus perustuu sopimukseen ja julkisen vallan käyttämiseen.

2.2 Viranomaisen suunnittelutehtävät ja vaikuttavuuden mittaaminen

Kaakkois-Suomen työ- ja elinkeinotoimisto käsittelee henkilötietoja myös tehtäviensä suunnittelemiseksi, toiminnan vaikuttavuuden arvioimiseksi ja tilastointia varten. Tässä tapauksessa henkilötietojesi käsittely on tarpeen Kaakkois-Suomen työ- ja elinkeinotoimiston yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

3. Mitä henkilötietojasi voimme käsitellä?

Kaakkois-Suomen TE-toimiston työntekijät, joilla on työtehtävien/asiakassuhteen mukaiset oikeudet henkilötietoihin.

Käsittelijänä toimii myös verkkopalvelun tuottajana toimiva Työterveyslaitos, joka ei voi kuitenkaan yhdistää Kykyviisari-vastauksia Kykyviisari-kyselyyn vastanneeseen henkilöön eikä Työterveyslaitos saa haltuunsa vahvasti tunnisteisia vastaajien henkilötietoja. Vain TE-toimisto voi yhdistää palvelussa olevan vastaajan henkilönumeron yksittäiseen henkilöön.

4. Henkilötietojen luovutukset

Rekisterin henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin.

5. Missä henkilötietojasi voidaan käsitellä?

Henkilötietoja käsitellään Suomessa. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

6. Kauanko säilytämme henkilötietojasi?

Työterveyslaitoksen ja TE-toimiston tekemän ylläpitosopimuksen päätyttyä Työterveyslaitos hävittää palvelussa olevan vastaajan tunnisteen, jonka jälkeen henkilöä ei voida yhdistää hänen vastauksiinsa.

Työterveyslaitos säilyttää keräämänsä tiedot ja käyttää niitä edelleen lakisääteisessä toiminnassaan niin, ettei yksittäistä henkilöä voida edes välillisesti tunnistaa. Työterveyslaitos voi tätä tunnisteetonta tietoa harkintansa mukaan jakaa myös kolmansille osapuolille esimerkiksi tieteellistä tutkimusta varten.

7. Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin. Voit ladata Kykyviisarissa käsittelyt sinua koskevat tiedot kun tunnistaudut palveluun.
• Oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli koet, että henkilötietojasi ei ole käsitelty tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot löydät täältä:
Tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi)
Edellä mainitut pyynnöt tulee osoittaa tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1 ilmoitetulle yhteyshenkilölle.

8. Tietoturva

Toteutamme kohtuullisia turvatoimia (niin fyysisiä, sähköisiä kuin hallinnollisiakin) suojataksemme henkilötietoja häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöltä sekä luvattomalta pääsyltä ja luovuttamiselta. Pääsy henkilötietoihin on myönnetty vain valtuutetuille työntekijöille, joilla on työtehtäviensä vuoksi tarve saada pääsy. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti ja käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Henkilötiedot on suojattu teknisesti mm. palomuurein ja salasanoin. Henkilötietojen käsittely edellyttää sähköistä tunnistautumista.

Rekisteritietoa ylläpidetään sähköisesti Työterveyslaitoksen tarjoamassa Kykyviisarit-verkkopalvelussa.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia. Rekisterinpitäjän ja verkkopalvelun ylläpitäjän kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista.

Työterveyslaitos hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

9. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Pidätämme oikeuden muuttaa ja päivittää tätä tietosuojaselostetta.