Dataskydd och behandling av personuppgifter inom offentlig arbetskrafts- och företagsservice

How we process your data

1.1.2023

Som offentlig arbetskrafts- och företagsservice erbjuds arbetsförmedling, information och rådgivning, kompetensutveckling och service för att starta och utveckla företagsverksamhet. Till den offentliga arbetskrafts- och företagsservicen hör också sakkunnigbedömningar som gäller privatkunders serviceprocess samt stöd och ersättningar enligt denna lag. Uppdrag med anknytning till att trygga arbetslösa arbetssökandes försörjning sköts enligt lagen om utkomstskydd för arbetslösa. I uppgifterna enligt lagen om utkomstskydd för arbetslösa ingår även anordnandet av kundservice för export av arbetslöshetsförmåner vid EU-jobbsökning och informationsutbyte.

Service som stöder sysselsättningen av privatkunder stöder samtidigt företagens och andra arbetsgivares tillgång till arbetskraft.  I den arbetskrafts- och företagsservice som erbjuds företag och arbetsgivare ingår arbetsförmedling, informations- och rådgivningsservice, lönesubvention, arbetsträningsservice, gemensam anskaffning av utbildning och avgiftsbelagd service för utveckling av företagsverksamhet. Nya företagare stöds genom informations- och rådgivningsservice, bedömning av företagarfärdigheter och förutsättningar för företagsverksamhet, karriärträning, arbetsprövning, företagarutbildning och startpeng.

Dataskyddsbeskrivningen gäller även hanteringen av kunduppgifter inom kommunförsöken. Det tidsbegränsade försöket beskrivs i lagen om kommunförsök som gäller främjande av sysselsättningen. Mer information om kommunförsöket och försöksområdena finns på Kommunförbundets samt arbets- och näringsministeriets webbplatser.

Målet med den sektorsövergripande samservicen är att främja sysselsättningen av arbetslösa genom att utifrån deras servicebehov erbjuda dem offentlig arbetskraftsservice och social-, hälsovårds- och rehabiliteringstjänster via en samarbetsmodell där arbets- och näringsbyrån, välfärdsområdet och Folkpensionsanstalten gemensamt utvärderar arbetslösas servicebehov, planerar ändamålsenliga servicehelheter med tanke på sysselsättningen av arbetslösa och ansvarar för att sysselsättningsprocessen för arbetslösa fortskrider och följs upp. På områden som deltar i kommunförsöken deltar kommunen i samservicemodellen i stället för arbets- och näringsbyrån.

Personuppgiftsansvarig och kontaktuppgifter

Kundinformationssystemhelheten som används inom offentlig arbetskrafts- och företagsservice

Närings-, trafik- och miljöcentralernas samt arbets- och näringsbyråernas utvecklings- och förvaltningscenter (i fortsättningen UF-centret) ansvarar i egenskap av personuppgiftsansvarig för att arbets- och näringsbyråns kundinformationssystemhelheten är allmänt funktionsduglig och registerfunktionerna enhetliga samt för utveckling och underhåll av informationssystemen, samt andra lagstadgade uppgifter för personuppgiftsansvarig. UF-centret, AN-byråerna och välfärdsområdena är gemensamt personuppgiftsansvariga för den kundinformationssystemhelheten som används inom offentlig arbetskrafts- och företagsservice. AN-byråerna och välfärdsområdena ansvarar för att uppgifterna i kundinformationssystemshelheten är korrekta för de egna kundernas del samt för sådana registeransvarigas uppgifter som inte särskilt föreskrivits för UF-centret. AN-kundservicecentret  ansvarar för att uppgifter som införs i kundinformationssystemshelheten i samband med kundsamtal och andra kontakter är korrekta.

Arbets- och näringsbyråernas tidsboknings- och videokonferenssystem

I arbets- och näringsbyrån används informationen för att organisera uppgifter enligt lagen om offentlig sysselsättning och företagstjänster. Experter från kommuner i kommunförsöken använder informationen för att utföra de uppgifter som föreskrivs i lagen om ett kommunförsök att främja sysselsättning. Fördelningen av ansvaret går på samma sätt som det som ovan beskrivits för kundinformationssystemshelheten. Uppgifterna används för att boka tid för ett möte på plats, telefonmöte eller videokonferens. Följande personuppgifter behandlas i bokningssystemet: namn, personnummer och telefonnummer. Uppgifterna om alla möten överförs i realtid till kundinformationssystemshelheten. I tidsbokningssystemet sparas inte information om möten och relaterade kunder långvarigt. Tidigare möten och relaterad information raderas automatiskt från systemet efter 3 månader. 
Vid anslutning till videokonferenssystemet används Suomi.fi-identifiering. Videokonferenssystemet registrerar inte information om möten och relaterade kunder. Uppgifterna behandlas inte utanför EU/EES-området.

Det elektroniska utbytessystemet EESSI för socialförsäkringsinformation 

I 17 § i EESSI-lagen förordnas om FPA:s ansvar: Folkpensionsanstalten ska driva kontaktpunkten för de myndigheters, institutioners och organs räkning som avses i 4–10 § och se till att dess verksamhet skapar datateknisk kapacitet för elektroniskt informationsutbyte. Dessutom ska Folkpensionsanstalten producera och driva tekniska tjänster i anslutning till användningen av kontaktpunkten.

I egenskap av institution som driver kontaktpunktens informationssystemtjänst är Folkpensionsanstalten personuppgiftsbiträde enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning). Till den del det är fråga om en tjänst för personidentifiering som produceras av Folkpensionsanstalten för kontaktpunkten är Folkpensionsanstalten personuppgiftsansvarig enligt den förordningen.

Arbets- och näringsbyråerna och AN-kundservicecentret är registeransvariga för de egna uppgifter som behandlas i informationssystemet.

Kundinformationssystemet för sektorsövergripande samservice

I lagen om sektorsövergripande samservice som främjar sysselsättningen (TYP-lag, 1369/2014) föreskrivs att närings-, trafik- och miljöcentralernas samt arbets- och näringsbyråernas utvecklings- och förvaltningscenter utvecklar och förvaltar kundinformationsmaterial och kundinformationssystem för sektorsövergripande samservice i syfte att genomföra sektorsövergripande samservice. Närings-, trafik- och miljöcentralernas samt arbets- och näringsbyråernas utvecklings- och förvaltningscenter, arbets- och näringsbyråerna, välfärdsområdena och Folkpensionsanstalten är gemensamt personuppgiftsansvariga för de uppgifter som avses i 9 § i lagen i fråga. Arbets- och näringsbyråerna, välfärdsområdena och Folkpensionsanstalten ansvarar för sådana i den allmänna dataskyddsförordningen avsedda skyldigheter för den personuppgiftsansvarige i fråga om de uppgifter som de registrerat i kundinformationsmaterialet som inte särskilt föreskrivits för UF-centret. När det gäller sysselsättningsfrämjande kommunala experiment utför försöksområdets kommun uppgifter i stället för Arbets- och näringsbyrån och fungerar som medregistrator för den information som föreskrivs i  9§ i TYP-lagen.

En registrerad har inte i dataskyddsförordningens 18 paragraf avsedd rätt att begränsa behandlingen av de uppgifter som avses i 9 §.

Informationssystemets registeruppgifter

Arbets- och näringsbyråernas kontaktuppgifter

Sysselsättningsförsöken (kommunforbundet.fi)

Kundinformationssystemets allmänna funktion och enhetlighet

Arbets- och näringsministeriets kontaktuppgifter (tem.fi)

NTM-centralernas, AN-byråernas och UF-centrets dataskyddsombud  

tietosuoja.keha@ely-keskus.fi

Behandling av personuppgifter

Personuppgifter sparas i personregistren endast på basis av en behandlingsgrund. Personuppgifter i registret fås av personen själv, och de bildas i olika servicesammanhang i e-tjänsterna för personkunder, per telefon och vid ärenden som uträttas under besök.

Uppgifter överlämnas ur personregister vid andra statliga myndigheter, Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, kommunala myndigheter, Folkpensionsanstalten, arbetslöshetskassorna, Pensionsskyddscentralen, Arbetslöshetsförsäkringsfonden, dem som producerar offentlig arbetskrafts- och företagsservice och dem som anordnar arbetsprövning som anges i 4 kap. 5 § (lagen om offentlig arbetskrafts- och företagsservice, 12 kap. 6 § 1 mom.).

Uppgifter som gäller arbetserbjudanden samt rekryteringslösningar som riktar sig till personen fås från arbetsgivarna.

För personuppgifter som fåtts från någon annan än den registrerade själv, antecknas i registret varifrån uppgiften fåtts och vem som antecknat den.

Vi sparar bland annat följande kunduppgifter:

  • identifierings- och kontaktuppgifter
  • Uppgifter som har samband med AN-byråns kundrelation och ärendehantering
  • uppgifter om utbildning, arbetshistoria och yrkeskunnande
  • uppgifter om servicebehov och planer
  • uppgifter om arbetserbjudanden och presentationer för arbetsgivare
  • uppgifter om hälsotillstånd och andra uppgifter som krävs för tillhandahållande av AN-byråns tjänster
  • arbetskraftspolitiska utlåtanden
  • uppgifter om arbets- och näringsförvaltningens service och förmåner
  • till sektorsöverskridande samservicens kundinformation sådan information om den sociala situationen som har en inverkan på sysselsättning.

Uppgifterna behövs för att sköta lagenliga uppgifter, för att tillhandahålla service och för kontakter enligt bestämmelserna i följande lagar (finlex.fi): 

Ärendehanteringen sker i regel med hjälp av elektroniska ärendehanteringstjänster. Det är också möjligt att uträtta ärenden på plats, sköta ärenden per telefon och skicka papperspost.

I AN-tjänsternas Lediga jobb-tjänst och i e-tjänsten för jobbsökning för privatkunder används analysverktyget Matomo för att samla in statistik. 

Sådan information är exempelvis

  • hur många besökare tjänsterna har
  • med vilka dataterminaler man har använt tjänsten
  • från vilken webbadress användarna har besökt tjänsten
  • enskilda sidor som användarna besökt

De uppgifter som man samlar in med analysverktyget innehåller aldrig personens namn, personbeteckning eller annan motsvarande identifierbar information. E-tjänsterna strävar inte efter att identifiera en enskild besökare av webbplatsen utgående från denna information.  Ifall användaren har gjort ”Do Not Track”-inställningen i webbläsaren, samlar analysverktyget inte webbinformation eller följer med den.

Av orsaker som hänför sig till dataskyddet rekommenderar vi att ärenden inte sköts per e-post. Om en personkund ändå sköter ärenden per e-post ska kunden ombesörja att förbindelsen omfattas av ett tillräckligt skydd. Vi svarar bara på allmän nivå per e-post och använder skyddad e-post. I anslutning till skötseln av lagstadgade uppgifter kan vi skicka kunderna e-post med allmän information om olika sysselsättningsfrämjande tjänster.

Givna personuppgifter behandlas endast i samband med att lagstadgade uppgifter sköts. Anställda inom AN-tjänsterna behandlar uppgifter inom ramen för sina arbetsuppgifter och serviceproducenter inklusive underleverantörer på basis av sitt avtal. AN-byrån har förpliktat serviceproducenten att behandla personuppgifter i enlighet med kraven i dataskyddsförordningen. Kunduppgifter är sekretessbelagda och anställda som behandlar dem har tystnadsplikt.

Personuppgifterna behandlas även för att genomföra den kundtjänst som gäller exporten av arbetslöshetsförmåner vid EU-jobbsökning. Syftet med behandlingen av personuppgifter i det elektroniska utbytessystemet för socialförsäkringsinformation (EESSI) är att utbyta information om exporten av arbetslöshetsförmåner då EU-ländernas medborgare mellan behöriga arbetsförmedlings- och arbetslöshetsskyddsmyndigheter i EU/EES-länder eller Schweiz.

Anonymiserade uppgifter används för att utveckla informationssystemet och servicen. De personer som gör utvecklingsarbete är antingen i ett tjänsteförhållande och omfattas därmed av sekretessbestämmelserna eller också är de anställda av serviceproducenten, som avtalsenligt har sekretessplikt.

Lagstiftningen reglerar förvaringen av uppgifter. Uppgifterna i och förvaringstiderna för kundinformationssystemet anges i planen för informationsstyrning. UF-centralen ansvarar för upprätthållandet av planen. Kunduppgifterna avlägsnas ur arbets- och näringsbyråns kundinformationssystem i regel fyra år efter att kundrelationen har upphört.  Riksarkivet har i enlighet med arkivlagen (831/1994) fastställt att en del av kunduppgifterna i arbets- och näringsbyråns kundinformationssystem ska förvaras varaktigt. Uppgifter som ska förvaras varaktigt överförs till riksarkivet för förvaring efter att de avlägsnats från kundinformationssystemet.

Överlåtande av uppgifter

Vi kan överlåta endast sådana uppgifter till arbetsgivare som kunden har gett skriftligt samtycke till och som förutsätts för att en arbetsplats ska besättas.  Sådana uppgifter är bland annat:

  • arbetssökandens namn och kontaktuppgifter, modersmål, andra språkkunskaper och nationalitet
  • arbetssökandens utbildning och avlagda yrkesexamina samt innehållet i dem i behövliga delar och vitsord
  • arbetshistorik med de uppgifter som framgår i arbetsintyget
  • specialkompetens, önskemål om arbete och utbildning samt ett CV för arbetsgivaren som arbetssökanden själv skrivit
  • i syfte att reda ut förutsättningarna för ingående av ett arbetsavtal för viss tid uppgifter om att en person har varit arbetslös arbetssökande utan avbrott under de föregående 12 månaderna.

Uppgifter om hälsotillstånd som en kund har överlåtit till AN-tjänsterna eller som har överlåtits med kundens samtycke kan överlåtas till en arbetsgivare endast på basis av ett specificerat skriftligt samtycke.

En arbetsgivare har också rätt att veta om en tidigare arbetstagare är arbetssökande vid en AN-byrå när arbetsgivaren verkställer sin skyldighet att återanställa arbetstagaren enligt arbetsavtalslagen.

AN-byrån, Folkpensionsanstalten, arbetslöshetskassorna samt utländska anstalter som är behöriga att behandla uppgifter som gäller personens jobbsökning och arbetslöshetsskydd har sinsemellan rätt att utbyta uppgifter som inverkar på personens rätt att få arbetslöshetsförmån.  (Lagen om utkomstskydd för arbetslösa 11 kap. 4a § samt 13 kap. 1 och 3 §, Lagen om tillämpning av Europeiska unionens lagstiftning om samordning av de sociala trygghetssystemen.)

Kunduppgifter överlåts till andra myndigheter om det finns bestämmelser om detta i lagen eller om kunden har gett sitt samtycke till det. Informationen i uppgiften som ska överlåtas beror på omfattningen av behörigheten hos den myndighet som begär uppgiften.  Myndigheter som har rätt att begära kunduppgifter är exempelvis PSC, KEVA, Migrationsverket, polisen, den sociala myndigheten och utsökningsmyndigheten. Kunduppgifter kan också lämnas ut till en producent av offentlig arbetskrafts- och företagsservice och till en producent av sysselsättningsfrämjande service som avtalats i sysselsättningsplanen eller en plan som ersätter den, om uppgifterna är nödvändiga för att ordna servicen (12 kap.

Arbetsförmedlingsstatistik

Utifrån uppgifterna i arbets- och näringsbyråernas kundinformationssystemhelhet produceras månatligen arbets- och näringsministeriets Arbetsförmedlingsstatistik.

Överlåtande av uppgifter för forskningsändamål

På basis av forskningstillstånd som UF-centret har beviljat kan uppgifter i detta personregister överlåtas för forskningsändamål, bland annat statistikföring, vetenskaplig forskning eller myndigheters planeringsarbete.  Innehållet i uppgifterna som ska överlåtas fastställs i enlighet med forskningsplanen som bifogats till ansökan om forskningstillstånd.

Tjänsteanvändarens rättigheter

I egenskap av tjänsteanvändare har du rätt att bland annat få information om de uppgifter som sparas om dig. Som tjänsteanvändare kan du granska uppgifterna som AN-tjänsterna har samlat in och vid behov uppdatera dem.

Rätten att granska egna uppgifter, rättelse och komplettering av uppgifterna

Via webbplatsen jobbmarknaden.fi kommer du till AN-tjänsternas E-tjänster för personkunder, där alla webbtjänster för personkunder finns samlade på en och samma plats. Via E-tjänsterna kan du se dina kunduppgifter. Arbets- och näringstjänsternas E-tjänster förnyas och övergår stegvis till Jobbmarknadens förnyade ärendehanteringssystem.

Som tjänsteanvändare har du rätt att granska kunduppgifterna i kundinformationssystemshelheten. Detta kan i första hand göras via e-tjänsterna. Vid behov kan du kräva att eventuella felaktiga uppgifter rättas. Uppgifterna uppdateras i tjänsten ungefär en dag efter att ändringen har gjorts.

E-tjänsterna kräver så kallad stark autentisering (bankidentifiering, mobilcertifikat, certifikatkort). Om du inte har tillgång till en sådan, kan du lämna en skriftlig begäran om granskning med en blankett. Dessutom ska en eventuell begäran om rättelse alltid göras skriftligen och även undertecknas. I en skriftlig begäran ska du precisera vilket personregister din begäran om granskning eller begäran om rättelse avser.

En undertecknad begäran om granskning eller rättelse ska lämnas in till den AN-byrå eller det kommunförsök som ansvarar för kundrelationen.  Alternativt kan blanketten skickas per post eller e-post till kansliets eller kommunförsökets registratorskontor som ansvarar för kundrelationen eller genom att uträtta ärenden personligen. Den som skickar e-post ska se till att e-posten krypteras för att säkerställa integritetsskyddet.

Efter att ha fått en skriftlig begäran om granskning skickar den byrå som svarar för kundrelationen de kunduppgifter som finns i kundinformationssystemshelheten i ett rekommenderat brev, som kan avhämtas från Postens närmaste serviceställe. Om man söker svaret hos det registratorskontor som ansvarar för kundrelationen, kontrolleras identiteten på passet, identitetskortet eller körkortet.

Det kontor som ansvarar för kundrelationen kan erbjuda möjlighet till en gemensam genomgång av uppgifterna. Om det inte finns några uppgifter i kundinformationssystemshelheten får man information om det per post. Även en begäran om rättelse besvaras per post. Med svaret levereras registeruppgifterna i rättad form. Om den AN-byrå som är personuppgiftsansvarig eller en kommun inom försöksområdet vägrar att göra den rättelse som krävs, ger den byrå som ansvarar för kundrelationen ett skriftligt svar med motivering.

Logguppgifter som produceras av informationssystemet är inte kunduppgifter i personkundregistret. Logguppgifter överlämnas inte till andra än en myndighet på basis av en separat begäran om uppgifter. De genererade logguppgifterna används för att utreda eventuella misstankar om missbruk.

Begränsning av behandling

Rätten att invända mot behandling av personuppgifter tillämpas inte i samband med att myndigheten sköter sina lagstadgade uppgifter.

Återkallelse av samtycke till användning av uppgifter

Samtycke till utlämnande av uppgifter kan begäras bort från den part till vilken samtycket har givits.

Klagomål eller klagan om behandling av personuppgifter

Vid behov kan du överklaga eller lämna in ett klagomål till dataombudsmannen om behandlingen av dina uppgifter.

Mer information om behandlingen av dina personuppgifter får du av den byrå som ansvarar för kundrelationen eller av dataskyddsombudet.

AN-byråerna: tietosuoja.keha@ely-keskus.fi

Kommunerna inom försöksområdet: kommunernas dataskyddsansvariga.

 

Uppdaterad: 24.04.2024