Dataskydd och behandling av personuppgifter inom offentlig arbetskrafts- och företagsservice

How we process your data

1.1.2023

Som offentlig arbetskrafts- och företagsservice erbjuds arbetsförmedling, information och rådgivning, kompetensutveckling och service för att starta och utveckla företagsverksamhet. Till den offentliga arbetskrafts- och företagsservicen hör också sakkunnigbedömningar som gäller enskilda kunders serviceprocess samt stöd och ersättningar enligt denna lag. Bestämmelser om tryggande av arbetslösa arbetssökandes försörjning finns i lagen om utkomstskydd för arbetslösa. Till uppgifterna enligt lagen om utkomstskydd för arbetslösa hör också att ordna kundservice och informationsutbyte i anslutning till EU-jobbsökning i anslutning till export av arbetslöshetsförmåner.

Service som stöder sysselsättningen av enskilda kunder stöder samtidigt företags och andra arbetsgivares tillgång till arbetskraft. I den arbetskrafts- och företagsservice som erbjuds företag och arbetsgivare ingår arbetsförmedling, informations- och rådgivningsservice, lönesubvention, arbetsträningsservice, gemensam anskaffning av utbildning och avgiftsbelagd service för utvecklande av företagsverksamheten. Nyetablerad företagsverksamhet stöds med information och rådgivning, bedömning av färdigheter som företagare och förutsättningar för företagsverksamheten, karriärträning, arbetsprövning, företagarutbildning och startpeng.

Dataskyddsbeskrivningen gäller också behandlingen av kunduppgifter i kommunförsöken med sysselsättning. Bestämmelser om försök för viss tid finns i lagen om ett kommunförsök som gäller främjande av sysselsättningen. Mer information om kommunförsök och försöksområdena finns på Kommunförbundets och arbets- och näringsministeriets webbplatser.

Målet med den Sektorsövergripande samservicen är att främja sysselsättningen av arbetslösa genom att utifrån deras servicebehov erbjuda dem offentlig arbetskraftsservice och social-, hälsovårds- och rehabiliteringstjänster via en samarbetsmodell där AN-byrån, Folkpensionsanstalten och välfärdsområdet gemensamt utvärderar arbetslösas servicebehov, planerar ändamålsenliga servicehelheter med tanke på sysselsättningen av arbetslösa och ansvarar för att sysselsättningsprocessen för arbetslösa fortskrider och följs upp. I kommunförsöken för främjande av sysselsättning deltar kommunen i samarbetsmodellen i stället för AN-byrån.

Personuppgiftsansvarig och kontaktuppgifter

Helheten av kundinformationssystem som används inom den offentliga arbetskrafts- och företagsservicen

Närings-, trafik- och miljöcentralernas samt arbets- och näringsbyråernas utvecklings- och förvaltningscenter (UF-centret i fortsättningen) ansvarar i egenskap av personuppgiftsansvarig för helheten av kundinformationssystemets allmänna funktion och enhetligheten i registerfunktionerna samt för utvecklingen och upprätthållandet av informationssystemen samt för andra uppgifter som ankommer på den personuppgiftsansvarige enligt lag. UF-centret, AN-byråerna och kommunerna i försöksområdet är gemensamt personuppgiftsansvariga för den helhet av kundinformationssystem som används inom den offentliga arbetskrafts- och företagsservicen. AN-byråerna och kommunerna i försöksområdet ansvarar för att uppgifterna i helheten av kundinformationssystemet är korrekta för sina egna kunders del samt för sådana uppgifter för den personuppgiftsansvarige som inte har föreskrivits separat för UF-centret. Arbets- och näringsförvaltningens kundservicecenter ansvarar för att uppgifter som införs i helheten av kundinformationssystemet i samband med kundsamtal och andra kontakter är korrekta.

AN-byråernas tidsboknings- och videokonferenssystem

Vid AN-byrån används information för att ordna uppgifter enligt lagen om offentlig arbetskrafts- och företagsservice. Experterna i de kommuner som deltar i kommunförsöket använder information för att sköta de uppgifter som föreskrivs i lagen om ett kommunförsök som gäller främjande av sysselsättningen. Ansvarsfördelningen mellan de personuppgiftsansvariga i AN-byråernas tidsboknings- och videokonferenssystem fungerar på samma sätt som i helheten av kundinformationssystemet som används inom den offentliga arbetskrafts- och företagsservicen.

Uppgifterna används antingen för att boka tid för möten på plats, telefonmöten eller videokonferenser. I tidsbokningssystemet behandlas följande personuppgifter: namn, personbeteckning och telefonnummer.

Uppgifterna från alla möten överförs i realtid till helheten av kundinformationssystemet. I tidsbokningssystemet förvaras inte uppgifter om möten och kunder som kan förknippas med mötena under en lång tid. Tidigare möten och uppgifter om dem raderas automatiskt från tidsbokningssystemet efter 3 månader.

När man ansluter sig till videokonferenssystemet används Suomi.fi-identifikation. I videokonferenssystemet förvaras inte uppgifter om möten och kunder som kan förknippas med mötena.

Uppgifterna behandlas inte utanför EU eller EES-området.

Det elektroniska utbytessystemet EESSI för socialförsäkringsinformation 

I 17 § i EESSI-lagen föreskrivs om FPA:s ansvar: Folkpensionsanstalten upprätthåller en kontaktpunkt för de myndigheters, inrättningars och organs räkning som avses i 4–10 § och ser till att dess verksamhet ger datateknisk beredskap för elektroniskt informationsutbyte. Folkpensionsanstalten producerar och upprätthåller också tekniska tjänster i anslutning till användningen av kontaktpunkten.

EESSI-lagen (finlex.fi)

Som upprätthållare av kontaktpunktens informationssystemtjänst fungerar Folkpensionsanstalten som personuppgiftsbiträde enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 (allmän dataskyddsförordning) om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG. Till den del det är fråga om en identifieringstjänst av personer som Folkpensionsanstalten tillhandahåller en kontaktpunkt, är Folkpensionsanstalten personuppgiftsansvarig enligt den nämnda förordningen.

Arbets- och näringsbyråerna och AN-kundservicecentret är personuppgiftsansvariga för deras egna uppgifter som behandlas i informationssystemet.

Kundinformationssystemet för sektorsövergripande samservice

I lagen om sektorsövergripande samservice som främjar sysselsättningen (samservicelagen, 1369/2014) föreskrivs att UF-centret utvecklar och upprätthåller kunddatamaterial och kundinformationssystem för sektorsövergripande samservice för att genomföra sektorsövergripande samservice. UF-centret, arbets- och näringsbyråerna, välfärdsområdena och Folkpensionsanstalten är gemensamt personuppgiftsansvariga för de uppgifter som avses i 9 § i lagen i fråga. Arbets- och näringsbyråerna, välfärdsområdena och Folkpensionsanstalten ansvarar för sådana skyldigheter för den personuppgiftsansvarige som avses i den allmänna dataskyddsförordningen i fråga om de uppgifter som de registrerat i kunddatamaterialet och som inte särskilt har föreskrivits för UF-centret. I kommunförsöken för främjande av sysselsättningen sköter en kommun inom försöksområdet uppgifterna i stället för AN-byrån och är gemensam personuppgiftsansvarig för de uppgifter som föreskrivs i 9 § i samservicelagen för sina kunders del.

Den registrerade har inte rätt enligt artikel 18 i den allmänna dataskyddsförordningen att begränsa behandlingen av uppgifter som avses i 9 §.

Registeruppgifter i informationssystemet

Kundinformationssystemets allmänna funktion och enhetlighet

Arbets- och näringsministeriets kontaktuppgifter (tem.fi)

NTM-centralernas, arbets- och näringsbyråernas och UF-centrets dataskyddsansvariga 

tietosuoja.keha@ely-keskus.fi

Behandling av personuppgifter

Personuppgifter sparas i personregistren endast av grundad anledning. Personuppgifter fås av personen som registrerats i registret och de bildas i olika servicesammanhang i tjänsten Mina e-tjänster för personkunder, per telefon och vid ärenden som uträttas under besök.

Uppgifter fås som utlämnande ur personregister från andra statliga myndigheter, kommunala myndigheter, Folkpensionsanstalten, arbetslöshetskassan, Pensionsskyddscentralen, Arbetslöshetsförsäkringsfonden, tjänsteproducenter inom offentlig arbetskrafts- och företagsservice samt de som anordnar arbetsprövning enligt 4 kap. 5 § (Lagen om offentlig arbetskrafts- och företagsservice, 12 kap. 6 § 1 mom.).

Uppgifter som gäller arbetserbjudanden samt rekryteringslösningar riktade mot personen fås från arbetsgivarna.

Då en personuppgift som införs i ett register har erhållits på något annat sätt än av den som registreras, skall i registret antecknas varifrån uppgiften har erhållits och vem som har antecknat den.

Vi sparar bland annat följande kunduppgifter:

  • identifierings- och kontaktuppgifter
  • uppgifter om utbildning, arbetshistoria och yrkeskunskaper
  • uppgifter om servicebehov och planer
  • uppgifter om arbetserbjudanden och presentationer för arbetsgivare
  • uppgifter om hälsotillstånd och andra uppgifter som krävs för tillhandahållande av AN-tjänsterna
  • arbetskraftspolitiska utlåtanden
  • uppgifter om arbets- och näringsförvaltningens tjänster och förmåner

  • i den sektorsövergripande samservicens kunddatamaterial sådana uppgifter om den sociala situationen som påverkar sysselsättningen

Uppgifterna behövs för att sköta lagenliga uppgifter, för att tillhandahålla service och för kontakter enligt bestämmelserna i följande lagar (finlex.fi): 

Ärenden ska som regel skötas via e-tjänsterna. Att besöka serviceställena, sköta ärenden per telefon och skicka papperspost är också möjligt.

I AN-tjänsternas tjänst Lediga jobb och Mina e-tjänster används verktyget Matomo-analys för att samla in statistikuppgifter.

Med sådana uppgifter avses till exempel

  • antalet besökare i tjänsten,
  • vilka enheter som använts under besöket i tjänsten,
  • användarens webbadress under besöket i tjänsterna och

  • enskilda sidor som användaren besökte.

De uppgifter som analysverktyget samlar in innehåller aldrig personens namn, personbeteckning eller annan motsvarande identifierande information. AN-tjänsterna strävar inte efter att identifiera enskilda besökare på webbplatsen utifrån denna information. Om användaren har valt "Do Not Track"-inställningen i sin webbläsare, följer eller samlar analysverktyget inte in webbläsardata.

Av orsaker som hänför sig till dataskyddet rekommenderar vi att ärenden inte sköts per e-post. Om en personkund ändå sköter ärenden per e-post, ska kunden ombesörja att förbindelsen omfattas av ett tillräckligt skydd. Vi kan bara svara på allmän nivå per e-post och vi använder skyddad e-post. I anknytning till skötseln av lagstadgade uppgifter kan vi skicka kunden e-post med information om olika sysselsättningsfrämjande tjänster på allmän nivå.

Personuppgifter som lämnats behandlas endast i samband med att lagstadgade uppgifter sköts. Anställda inom AN-tjänsterna och avtalsreglerade tjänsteproducenter inklusive underleverantörer behandlar uppgifter inom ramen för sina arbetsuppgifter. Arbets- och näringsbyrån har förpliktat tjänsteproducenten att behandla personuppgifter i enlighet med kraven i dataskyddsförordningen. Kunduppgifter är sekretessbelagda och anställda som behandlar dem har tystnadsplikt.

Personuppgifterna behandlas också för att genomföra den kundtjänst som gäller exporten av arbetslöshetsförmåner vid EU-jobbsökning. Syftet med behandlingen av personuppgifter i det elektroniska systemet för utbyte av socialförsäkringsinformation (EESSI) är att utbyta information om exporten av arbetslöshetsförmåner mellan behöriga arbetsförmedlings- och arbetslöshetsskyddsmyndigheter i EU/EES-länder eller Schweiz.

Anonymiserade uppgifter används för att utveckla informationssystemet och tjänsterna. De personer som gör utvecklingsarbete är personer i ett tjänsteförhållande som omfattas av sekretessbestämmelserna eller också är de anställda av tjänsteproducenten, som har avtalsenligt sekretessplikt.
Lagstiftningen reglerar förvaringen av uppgifter. Uppgifterna i helheten av kundinformationssystemet och deras förvaringstider anges i planen för informationsstyrning som upprätthålls av UF-centret. Kunduppgifterna i den helhet av kundinformationssystemet som används inom den offentliga arbetskrafts- och företagsservicen raderas i regel fyra år efter att kundförhållandet har upphört. Riksarkivet har i enlighet med arkivlagen (831/1994) fastställt att en del av kunduppgifterna ska förvaras varaktigt. Uppgifter som ska förvaras varaktigt överförs till riksarkivet för förvaring efter att de avlägsnats från kundinformationssystemet.

Överlåtande av uppgifter

Vi kan överlåta endast sådana uppgifter till arbetsgivare som kunden har gett skriftligt samtycke till och som förutsätts för att en arbetsplats ska besättas.  Sådana uppgifter är bland annat:

  • arbetssökandens namn och kontaktuppgifter, modersmål, andra språkkunskaper och nationalitet
  • arbetssökandens utbildning och avlagda yrkesexamina samt innehållet i dem i behövliga delar och vitsord
  • arbetshistorik med de uppgifter som framgår i arbetsintyget
  • specialkompetens, önskemål om arbete och utbildning samt ett CV för arbetsgivaren som arbetssökanden själv skrivit
  • uppgifter om att en person har varit arbetslös arbetssökande utan avbrott under de föregående 12 månaderna i syfte att reda ut förutsättningarna för ingående av ett arbetsavtal för viss tid

Uppgifter om hälsotillstånd som en kund har överlåtit till AN-tjänsterna eller som har överlåtits med kundens samtycke kan överlåtas till en arbetsgivare endast på basis av ett specificerat skriftligt samtycke.

En arbetsgivare har också rätt att veta om en tidigare arbetstagare är arbetssökande vid en arbets- och näringsbyrå när arbetsgivaren verkställer sin skyldighet att återanställa arbetstagaren enligt arbetsavtalslagen.

AN-byrån, Folkpensionsanstalten, arbetslöshetskassorna samt utländska anstalter som är behöriga att behandla uppgifter som gäller personens jobbsökning och utkomstskydd för arbetslösa har sinsemellan rätt att utbyta uppgifter som inverkar på personens rätt att få arbetslöshetsförmån.  (Lagen om utkomstskydd för arbetslösa 11 kap. 4a § samt 13 kap. 1 och 3 §, Lagen om tillämpning av Europeiska unionens lagstiftning om samordning av de sociala trygghetssystemen.)

Ansvaret för att ordna offentlig arbetskraftsservice överförs från staten till kommunerna den 1 januari 2025. UF-centret lämnar från och med den 1 augusti 2024 ut de uppgifter om de kunder som överförs till arbetskraftsmyndigheten som är nödvändiga vid beredningen av verkställandet till de kommuner eller samkommuner som ansvarar för ordnandet av arbetskraftsservicen. Personuppgifter som ingår i uppgifterna får behandlas endast i det syfte som anges i lagen och endast till den del det är nödvändigt för beredningen av verkställigheten (Lag om införande av lagen om ordnande av arbetskraftsservice och vissa lagar som har samband med den 383/2023 14 §).

Kunduppgifter överlåts till andra myndigheter om det finns bestämmelser om detta i lagen eller om kunden har gett sitt samtycke till det. Informationen i uppgiften som ska överlåtas beror på omfattningen av behörigheten hos den myndighet som begär uppgiften. Myndigheter som har rätt att begära kunduppgifter är till exempel PSC, KEVA, Migrationsverket, polisen, socialmyndigheten och utsökningsmyndigheten. Kunduppgifter kan också lämnas ut till en producent av offentlig arbetskrafts- och företagsservice och till en producent av sysselsättningsfrämjande service som överenskommits i en sysselsättningsplan eller en plan som ersätter den, om uppgifterna är nödvändiga för att ordna servicen (12 kap. 6 § 2 mom. i lagen om offentlig arbetskrafts- och företagsservice).

Arbetsförmedlingsstatistiken

Utifrån uppgifterna i helheten av kundinformationssystemet produceras månatligen arbets- och näringsministeriets Arbetsförmedlingsstatistik.

Överlåtande av uppgifter för forskningsändamål

Med stöd av ett forskningstillstånd som beviljats av UF-centret kan kunduppgifter lämnas ut för forskningsändamål, bland annat för statistikföring, vetenskaplig forskning eller myndigheternas planeringsarbete. Innehållet i uppgifterna som ska lämnas ut fastställs i enlighet med forskningsplanen som bifogats till ansökan om forskningstillstånd.

Tjänsteanvändarens rättigheter

I egenskap av tjänsteanvändare har du bland annat rätt att få information om de uppgifter som sparas om dig. Den som använder tjänsterna kan granska uppgifterna som AN-tjänsterna har samlat in och vid behov uppdatera dem.

Rätten att granska egna uppgifter, rättelse och komplettering av uppgifterna

Via Jobbmarknaden kommer du via AN-tjänsternas tjänst Mina e-tjänster som är avsedd för personkunder till tjänsten E-tjänster, där alla webbtjänster för personkunder finns samlade på en och samma plats. Via E-tjänsterna kan du se dina kunduppgifter. Tjänsten Mina e-tjänster förnyas och man övergår stegvis till att använda Jobbmarknadens förnyade e-tjänst.

Den som använder tjänsterna har rätt att granska sina kunduppgifter i kundinformationssystemet. Detta kan i första hand göras via E-tjänsterna. Vid behov kan du kräva att felaktiga uppgifter rättas. Uppgifterna uppdateras i tjänsten ungefär en dag efter att ändringen har gjorts.

Mina e-tjänster kräver s.k. stark autentisering (bankidentifiering, mobilcertifikat, certifikatkort). Om du inte har tillgång till en sådan, kan du lämna en skriftlig begäran om granskning med en blankett. Dessutom ska en eventuell begäran om rättelse alltid göras skriftligen och även undertecknas. Om du gör en skriftlig begäran ska du precisera vilket personregister din begäran om granskning eller begäran om rättelse avser.

En undertecknad begäran om granskning eller rättelse ska skickas till den AN-byrå eller det kommunförsök som ansvarar för kundrelationen.  Blanketten kan alternativt skickas per post eller e-post till den byrå som ansvarar för kundrelationen eller kommunförsökets registratorskontor eller genom att göra ett personligt besök på servicestället. Avsändaren av ett e-postmeddelande måste se till att kryptera e-postmeddelandet för att säkra integritetsskyddet.

När byrån som ansvarar för kundrelationen har fått din skriftliga begäran om granskning, skickas de uppgifter som finns om dig i helheten av kundinformationssystemet som rekommenderat brev till Postis närmaste serviceställe. Om du hämtar svaret på registratorskontoret för den byrå som ansvarar för kundrelationen, kontrolleras din identitet med hjälp av pass, ID-kort eller körkort.

Den byrå som ansvarar för kundrelationen kan också erbjuda möjlighet till gemensam genomgång av uppgifterna. Om det inte finns några uppgifter om dig i kundinformationssystemet, får du besked om detta per post. Även svaret på din begäran om rättelse skickas per post. Tillsammans med svaret får du reda på vilket sätt uppgifterna om dig rättats i registret. Om AN-byrån som är personuppgiftsansvarig eller försöksområdets kommun vägrar göra den rättelse som krävs, ger den byrå som ansvarar för kundrelationen ett skriftligt svar med motiveringar.

Logguppgifterna som informationssystemet producerar är inte kunduppgifter i personkundregistret. Logguppgifter överlåts endast till myndigheter på basis av en separat uppgiftsbegäran. Logguppgifterna används för utredning av eventuella misstankar om missbruk.

Begränsning av behandlingen

Rätten att motsätta sig behandlingen av personuppgifter tillämpas inte i samband med att myndigheter sköter sina lagstadgade uppgifter.

Ångra samtycke till användning av uppgifter

Du kan begära att en aktör som fått ditt samtycke till användningen av uppgifter avlägsnar samtycket.

Klagomål eller besvär gällande behandling av personuppgifter

Vid behov kan du överklaga eller lämna in klagomål om behandlingen av dina uppgifter till dataskyddsombudsmannen.

Mer information om behandlingen av dina personuppgifter får du från den byrå som ansvarar för kundrelationen eller av dataskyddsombudet.

AN-byråer: tietosuoja.keha@ely-keskus.fi

Kommunerna inom försöksområdet: kommunernas dataskyddsansvariga.

Läs mer

 

Uppdaterad: 11.09.2024