Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely julkisissa työvoima- ja yrityspalveluissa

How we process your data

1.1.2023

Julkisena työvoima- ja yrityspalveluna tarjotaan työnvälityspalveluita, tieto- ja neuvontapalveluita, osaamisen kehittämispalveluita sekä yritystoiminnan käynnistämis- ja kehittämispalveluita. Julkiseen työvoima- ja yrityspalveluun kuuluvat myös henkilöasiakkaan palveluprosessiin liittyvät asiantuntija-arvioinnit sekä tämän lain mukaiset tuet ja korvaukset. Työttömän työnhakijan toimeentulon turvaamiseen liittyviä tehtäviä hoidetaan työttömyysturvalain mukaisesti. Työttömyysturvalain mukaisiin tehtäviin liittyy myös EU-työnhakuun liittyvän työttömyysetuuksien maastavientiin koskevan asiakaspalvelun ja tiedon vaihdon järjestäminen.

Palvelu, joka tukee henkilöasiakkaan työllistymistä, tukee samalla yrityksen tai muun työnantajan työvoiman saantia. Yrityksille ja työnantajille tarjottavia työvoima- ja yrityspalveluita ovat työnvälitys, tieto- ja neuvontapalvelut, palkkatuki, työhönvalmentajan palvelut, yhteishankintakoulutus ja maksulliset yritystoiminnan kehittämispalvelut. Alkavaa yrittäjyyttä tuetaan tieto- ja neuvontapalveluilla, yrittäjävalmiuksien ja yritystoiminnan edellytysten arvioinnilla, uravalmennuksella, työkokeilulla, yrittäjäkoulutuksella ja starttirahalla.

Tietosuojaseloste koskee myös asiakastietojen käsittelyä työllisyyden kuntakokeilussa. Määräaikaisesta kokeilusta säädetään laissa työllisyyden edistämisen kuntakokeilusta. Lisätietoa kuntakokeilusta ja kokeilualueista Kuntaliiton sekä työ- ja elinkeinoministeriön verkkosivuilla.

Monialaisen yhteispalvelun tavoitteena on edistää työttömien työllistymistä tarjoamalla heidän palvelutarpeensa mukaisia julkisia työvoimapalveluja sekä sosiaali-, terveys- ja kuntoutuspalveluja yhteistyömallilla, jossa TE-toimisto, Kansaneläkelaitos ja hyvinvointialue yhdessä arvioivat työttömien palvelutarpeet, suunnittelevat työttömien työllistymisen kannalta tarkoituksenmukaiset palvelukokonaisuudet sekä vastaavat työttömien työllistymisprosessin etenemisestä ja seurannasta. Työllisyyden edistämisen kuntakokeiluissa yhteistoimintamalliin osallistuu TE-toimiston sijaan kunta.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Julkisissa työvoima- ja yrityspalveluissa käytettävä asiakastietojärjestelmäkokonaisuus

Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten sekä työ- ja elinkeinotoimistojen kehittämis- ja hallintokeskus (jatkossa KEHA-keskus) vastaa rekisterinpitäjänä asiakastietojärjestelmäkokonaisuuden yleisestä toimivuudesta ja rekisteritoimintojen yhtenäisyydestä sekä tietojärjestelmien kehittämisestä ja ylläpidosta sekä muista sille laissa säädetyistä rekisterinpitäjän tehtävistä. KEHA-keskus, TE-toimistot ja kokeilualueen kunnat ovat julkisissa työvoima- ja yrityspalveluissa käytettävän asiakastietojärjestelmäkokonaisuuden yhteisrekisterinpitäjiä. TE-toimistot ja kokeilualueen kunnat vastaavat asiakastietojärjestelmäkokonaisuuden tietojen oikeellisuudesta omien asiakkaidensa osalta sekä sellaisista rekisterinpitäjän tehtävistä, joita ei ole erikseen säädetty KEHA-keskukselle. TE-asiakaspalvelukeskus vastaa asiakaspuhelujensa ja muiden kontaktiensa yhteydessä asiakastietojärjestelmäkokonaisuuteen tallennettujen tietojen oikeellisuudesta.

TE Ajanvaraus- ja videoneuvottelujärjestelmä

TE-toimistossa tietoja käytetään julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta säädetyn lain mukaisten tehtävien järjestämiseksi. Kuntakokeilussa olevien kuntien asiantuntijat käyttävät tietoja työllisyyden edistämisen kuntakokeiluista annetussa laissa säädettyjen tehtävien hoitamiseen. TE Ajanvaraus- ja videoneuvottelujärjestelmän rekisterinpitäjien vastuunjako menee vastaavalla tavalla kuin julkisista työvoima- ja yrityspalveluissa käytettävässä asiakastietojärjestelmäkokonaisuudessa.

Tietoja käytetään asiakkaan joko paikan päällä tapahtuvan tapaamisen, puhelintapaamisen tai videoneuvottelun järjestämisen ajanvaraukseen. Ajanvarausjärjestelmässä käsitellään seuraavia henkilötietoja: nimi, henkilötunnus ja puhelinnumero.

Kaikkien tapaamisten tiedot siirtyvät reaaliaikaisesti asiakastietojärjestelmäkokonaisuuteen ja ajanvarausjärjestelmässä ei säilytetä pitkäaikaisesti tapaamisten ja niihin liittyvien asiakkaiden tietoja. Menneet tapaamiset ja niihin liittyvät tiedot poistetaan automaattisesti 3 kuukauden kuluttua ajanvarausjärjestelmästä.

Videoneuvottelujärjestelmään liittyessä käytetään Suomi.fi-tunnistautumista. Videoneuvottelujärjestelmään ei tallennu tapaamisten ja niihin liittyvien asiakkaiden tietoja.

Tietoja ei käsitellä EU/ETA-alueen ulkopuolella.

Sosiaaliturvatietojen sähköinen vaihtojärjestelmä EESSI 

EESSI-lain 17 §:ssä säädetään KELAn vastuusta: Kansaneläkelaitos ylläpitää yhteyspistettä 4–10 §:ssä tarkoitettujen viranomaisten, laitosten ja elinten lukuun ja huolehtii, että sen toiminta antaa tietotekniset valmiudet sähköiseen tiedonvaihtoon. Kansaneläkelaitos myös tuottaa ja ylläpitää yhteyspisteen käyttöön liittyviä teknisiä palveluja.

EESSI-laki (finlex.fi)

Yhteyspisteen tietojärjestelmäpalvelun ylläpitäjänä Kansaneläkelaitos toimii luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EU) 2016/679 (yleinen tietosuoja-asetus) tarkoitettuna henkilötietojen käsittelijänä. Siltä osin, kun kyse on Kansaneläkelaitoksen yhteyspisteelle tuottamasta henkilön tunnistamispalvelusta, Kansaneläkelaitos toimii mainitun asetuksen mukaisena henkilötietojen rekisterinpitäjänä.

Työ- ja elinkeinotoimistot ja TE-asiakaspalvelukeskus on tietojärjestelmässä käsiteltävien omien tietojensa rekisterinpitäjä.

Monialaisen yhteispalvelun asiakastietojärjestelmä

Laissa työllistymistä edistävästä monialaisesta yhteispalvelusta (TYP-laki, 1369/2014) säädetään, että elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten sekä työ- ja elinkeinotoimistojen kehittämis- ja hallintokeskus kehittää ja ylläpitää monialaisen yhteispalvelun asiakastietoaineistoa ja asiakastietojärjestelmää monialaisen yhteispalvelun toteuttamiseksi. Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten sekä työ- ja elinkeinotoimistojen kehittämis- ja hallintokeskus, työ- ja elinkeinotoimistot, hyvinvointialueet ja Kansaneläkelaitos ovat ko. lain 9 §:ssä tarkoitettujen tietojen yhteisrekisterinpitäjiä. Työ- ja elinkeinotoimistot, hyvinvointialueet ja Kansaneläkelaitos vastaavat sellaisista yleisessä tietosuoja-asetuksessa tarkoitetuista rekisterinpitäjän velvollisuuksista asiakastietoaineistoon tallettamiensa tietojen osalta, joita ei erikseen ole säädetty KEHA-keskukselle. Työllisyyden edistämisen kuntakokeiluissa kokeilualueen kunta hoitaa tehtäviä TE-toimiston sijasta ja toimii TYP-lain 9 §:ssä säädettyjen tietojen yhteisrekisterinpitäjänä asiakkaidensa osalta.

Rekisteröidyllä ei ole yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa säädettyä oikeutta 9 §:ssä tarkoitettujen tietojen käsittelyn rajoittamiseen.

Tietojärjestelmän rekisteritiedot

Asiakastietojärjestelmän yleinen toimivuus ja yhtenäisyys

Työ-ja elinkeinoministeriön yhteystiedot (tem.fi)

ELY-keskusten, TE-toimistojen ja KEHA-keskuksen tietosuojavastaava  

tietosuoja.keha@ely-keskus.fi

Henkilötietojen käsittely

Henkilötietoja tallennetaan henkilörekistereihin vain perustellusta syystä. Henkilötietoja saadaan rekisteriin rekisteröidyltä henkilöltä itseltään ja niitä kertyy rekisteriin eri palvelutilanteissa henkilöasiakkaan Oma asiointi -palvelussa, puhelimessa ja käyntiasiointien yhteydessä.

Tietoja saadaan luovutuksina henkilörekistereistä muilta valtion viranomaisilta, Digi- ja väestötietovirastolta, kunnan viranomaiselta, Kansaneläkelaitokselta, työttömyyskassalta, Eläketurvakeskukselta, Työllisyysrahastolta, julkisten työvoima- ja yrityspalvelujen palveluntuottajalta sekä 4 luvun 5 §:ssä tarkoitetun työkokeilun järjestäjältä (Laki julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta 12 luku 6 § 1 momentti).

Tietoja työtarjouksiin liittyvistä sekä henkilöön kohdistuvista rekrytointiratkaisuista saadaan työnantajilta.

Kun rekisteriin tallentuva henkilötieto on saatu muualta kuin rekisteröidyltä itseltään, rekisteriin merkitään, mistä tieto on saatu ja kuka tiedon on merkinnyt.

Tallennamme muun muassa seuraavia asiakastietoja:

  • tunniste- ja yhteystiedot
  • TE-palvelujen asiakkuuteen ja asiointiin liittyvät tiedot
  • koulutusta, työhistoriaa ja ammatillista osaamista koskevat tiedot
  • palvelutarvetta ja suunnitelmia koskevat tiedot
  • tiedot työtarjouksista ja esittelyistä työnantajille
  • TE-palvelujen tarjoamisen edellyttämät terveydentila- ja muut tiedot
  • työvoimapoliittiset lausunnot
  • tiedot työ- ja elinkeinohallinnon palveluista ja etuuksista
  • monialaisen yhteispalvelun asiakastietoaineistoon sellaiset sosiaalista tilannetta koskevat tiedot, joilla on vaikutusta työllistymiseen.

Tietoja tarvitaan lakisääteisten tehtävien hoitamiseen, palveluiden toteuttamiseksi ja yhteydenpitoon, joita säädellään seuraavissa laeissa (finlex.fi): 

Asiointi tapahtuu pääsääntöisesti sähköisiä asiointipalveluja hyödyntäen. Asiointi paikan päällä, puhelinasiointi ja paperipostin lähettäminen on myös mahdollista.

TE-palvelujen Avoimet työpaikat -palvelussa ja henkilöasiakkaan työnhaun aloituksen asiointipalvelussa käytetään tilastotietojen keräämisessä Matomo -analytiikkatyökalua. 

Tällaista tietoa on esimerkiksi

  • kuinka paljon palveluissa on kävijöitä
  • millä päätelaitteilla palvelua on käytetty
  • mistä verkko-osoitteesta kävijät ovat vierailleet palveluissa
  • yksittäiset sivut, joilla kävijät ovat vierailleet.

Analytiikkatyökalun keräämät tiedot eivät koskaan sisällä henkilön nimeä, henkilötunnusta tai muuta vastaavaa yksilöivää tietoa. TE-palvelut ei pyri tunnistamaan yksittäistä sivustolla kävijää tämän tiedon perusteella. Mikäli käyttäjä on määritellyt verkkoselaimessa ”Do Not Track”-asetuksen, analytiikkatyökalu ei kerää eikä seuraa selaustietoja.

Emme suosittele sähköpostiasiointia tietoturvasyiden vuoksi. Mikäli henkilöasiakas kuitenkin asioi sähköpostilla, tulee asiakkaan huolehtia yhteyden riittävästä sähköpostin suojaamisesta. Annamme vastauksia sähköpostilla vain yleistasolla tai vastaamme suojatulla sähköpostilla. Lakisääteisten tehtävien hoitoon liittyen voimme lähettää asiakkaalle sähköpostilla tietoa erilaisista työllistymistä edistävistä palveluista yleisellä tasolla.

Annettuja henkilötietoja käsitellään vain lakisääteisten tehtävien hoitamiseen. Tietoja käsittelevät työtehtäviensä mukaisesti TE-palvelujen työntekijät sekä sopimusperusteisesti toimivat palveluntuottajat alihankkijoineen. TE-toimisto on velvoittanut palveluntuottajaa toimimaan henkilötietojen käsittelyssä tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti. Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä käsittelevällä henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus.

Henkilötietoja käsitellään myös EU-työnhakuun liittyvien työttömyysetuuksien maastavientiin koskevan asiakaspalvelun toteuttamiseksi. Sosiaaliturvatietojen sähköisessä vaihtojärjestelmässä (EESSI) tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on EU-maiden kansalaisten liikkuessa työttömyysetuuksien maastavientiin liittyvän tiedon vaihto EU-/ETA-maiden tai Sveitsin toimivaltaisten työvoima- ja työttömyysturvaviranomaisten välillä.

Anonymisoituja tietoja käytetään tietojärjestelmän ja palvelujen kehittämiseksi. Kehitystyötä tekevät henkilöt ovat virkasuhteessa toimivia henkilöitä, joita koskee salassapitosäädökset tai palveluntuottajan henkilöstö, joilla on sopimusperusteisesti salassapitovelvollisuus.

Tietojen säilyttämistä ohjaa lainsäädäntö. Asiakastietojärjestelmäkokonaisuuden tiedot ja niiden säilytysajat on lueteltu tiedonohjaussuunnitelmassa, jonka ylläpidosta vastaa KEHA-keskus. Julkisissa työvoima- ja yrityspalveluissa käytettävän asiakastietojärjestelmäkokonaisuuden asiakastiedot poistetaan pääsääntöisesti neljän vuoden kuluttua asiakassuhteen päättymisestä. Osan asiakastiedoista Kansallisarkisto on määrännyt arkistolain (831/1994) mukaisesti pysyvään säilytykseen. Pysyvään säilytykseen määrätyt tiedot siirretään säilytettäväksi Kansallisarkistoon asiakastietojärjestelmästä poiston jälkeen.

Tietojen luovuttaminen

Työnantajille voimme toimittaa vain ne tiedot, joita työpaikan täyttö edellyttää ja joiden luovuttamiseen on asiakkaan kirjallinen suostumus. Tällaisia tietoja ovat mm.:

  • työnhakijan nimi ja yhteystiedot, äidinkieli, muu kielitaito ja kansalaisuus
  • työnhakijan koulutus ja suorittamat ammatilliset tutkinnot sekä tarpeellisin osin niiden sisältö ja arvosanat
  • työhistoria työtodistuksesta ilmenevine tietoineen
  • erityisosaaminen, työ-ja koulutustoiveet samoin kuin työnhakijan itsensä laatima työnhakuesittely työnantajia varten
  • määräaikaisen työsopimuksen solmimisedellytysten selvittämiseksi tieto henkilön yhdenjaksoisesta työttömänä työnhakija olosta edellisen 12 kuukauden aikana.

Asiakkaan TE-palveluille luovuttamat tai hänen suostumuksellaan toimitetut terveystiedot voidaan luovuttaa työnantajalle vain yksilöidyn kirjallisen suostumuksen perusteella.

Työnantajalla on myös oikeus tietää, onko entinen työntekijä työnhakijana TE-toimistossa, kun hän toteuttaa työsopimuslain mukaista takaisinottovelvollisuuttaan.

TE-toimistolla, Kansaneläkelaitoksella, työttömyyskassoilla sekä ulkomaisilla laitoksilla, joilla on toimivalta käsitellä henkilön työnhakuun ja työttömyysturvaan liittyviä tehtäviä, on keskenään oikeus vaihtaa työnhakuun ja työttömyysturvaan liittyviä tietoja, joilla on vaikutusta henkilön oikeuteen saada työttömyysetuutta.  (Työttömyysturvalaki 11 luku 4a§ sekä 13 luku 1 ja 3 §, Laki sosiaaliturvajärjestelmien yhteensovittamista koskevan Euroopan unionin lainsäädännön soveltamisesta.)

Muille viranomaisille asiakastietoja luovutetaan, jos tietojen luovuttamisesta on säädetty laissa tai tietojen luovuttamiseen on asiakkaan suostumus. Luovutettavan tiedon sisältö määräytyy tietopyynnön tehneen viranomaisen toimivallan laajuudesta. Viranomaisia, joilla on oikeus pyytää tietoja asiakkaasta ovat esimerkiksi ETK, KEVA, Maahanmuuttovirasto, poliisi, sosiaaliviranomainen ja ulosottoviranomainen. Asiakastietoja voidaan luovuttaa myös julkisten työvoima- ja yrityspalvelujen tuottajalle ja työllistymissuunnitelmassa tai sitä korvaavassa suunnitelmassa sovitun työllistymistä tukevan palvelun tuottajalle, jos tiedot ovat palvelun järjestämiseksi välttämättömiä (laki julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta 12 luku 6 §, 2 momentti).

Työnvälitystilasto

Asiakastietojärjestelmäkokonaisuuden tietojen pohjalta tuotetaan kuukausittain työ- ja elinkeinoministeriön Työnvälitystilasto.

Tietojen luovuttaminen tutkimustarkoitukseen

KEHA-keskuksen myöntämän tutkimusluvan perusteella asiakastietoja voidaan luovuttaa tutkimustarkoituksiin, mm. tilastointia, tieteellistä tutkimusta tai viranomaisten suunnittelutyötä varten. Luovutettavan tiedon sisältö määräytyy tutkimuslupahakemuksen liitteenä olevassa tutkimussuunnitelmassa.

Palvelujen käyttäjän oikeudet

Palvelujen käyttäjällä on oikeus mm. saada tieto siitä, mitä tietoja palvelujen käyttäjästä tallennetaan. Palvelujen käyttäjä voitarkistaa TE-palvelujen keräämät tiedot ja tarvittaessa päivittää ne ajan tasalle.

Oikeus tarkistaa omat tiedot, tietojen oikaisu ja täydennys

Työmarkkinatorin kautta pääsee TE-palvelujen henkilöasiakkaan Oma asiointi -palveluun, joka on henkilöasiakkaiden verkkopalvelut yhteen kokoava sivusto. Oma asiointi -palvelun kautta voi nähdä omia asiakastietoja. Oma asiointi -palvelu uudistuu ja asioinnissa siirrytään asteittain käyttämään Työmarkkinatorin uudistettua asiointipalvelua.

Palvelujen käyttäjällä on oikeus tarkastaa asiakastietojärjestelmässä olevat asiakastiedot. Tämän voi tehdä ensisijaisesti Oma asiointi -palvelun kautta. Tarvittaessa voi vaatia mahdollisten virheellisten tietojen korjaamista. Tiedot päivittyvät palveluun noin päivän viiveellä muutoksesta.

Mikäli Oma asiointi -palvelun vaatimaa ns. vahvaa tunnistusta (pankkitunnistus, mobiilivarmenne, varmennekortti) ei ole käytössä, voi tarkastuspyynnön tehdä kirjallisesti lomakkeella. Lisäksi mahdollinen oikaisupyyntö tulee tehdä aina kirjallisesti ja se tulee myös allekirjoittaa. Kirjallisessa pyynnössä tulee yksilöidä mitä henkilörekisteriä tarkastuspyyntö tai oikaisupyyntö koskee.

Allekirjoitettu tarkastuspyyntö tai oikaisupyyntö tulee toimittaa asiakkuudesta vastaavaan TE-toimistoon tai kuntakokeiluun.  Lomakkeen voi toimittaa vaihtoehtoisesti postitse tai sähköpostilla asiakkuudesta vastaavaan toimiston tai kuntakokeilun kirjaamoon tai asioimalla henkilökohtaisesti. Sähköpostin lähettäjän tulee huolehtia sähköpostin salaamisesta yksityisyydensuojan turvaamiseksi.

Kirjallisen tarkastuspyynnön saatuaan asiakkuudesta vastaava toimisto toimittaa asiakastietojärjestelmäkokonaisuudessa olevat asiakastiedot kirjattuna kirjeenä, joka on noudettavissa lähimmästä Postin palvelupisteestä. Mikäli hakee vastauksen asiakkuudesta vastaavan toimiston kirjaamosta, tarkistetaan henkilöllisyys passista, henkilökortista tai ajokortista.

Asiakkuudesta vastaava toimisto voi tarjota mahdollisuutta tietojen yhteiseen läpikäyntiin. Mikäli asiakastietojärjestelmäkokonaisuudessa ei ole tietoja, siitä saa tiedon postitse. Myös oikaisupyyntöön saa vastauksen postitse. Vastauksen mukana toimitetaan rekisteritiedot oikaistussa muodossa. Jos rekisterinpitäjänä toimiva TE-toimisto tai kokeilualueen kunta kieltäytyy tekemästä vaadittua oikaisua, asiakkuudesta vastaava toimisto antaa kirjallisen vastauksen perusteluineen.

Tietojärjestelmän tuottamat lokitiedot eivät ole henkilöasiakasrekisterin asiakastietoja. Lokitietoja ei luovuteta kuin viranomaiselle erillisen tietopyynnön perusteella. Tuotettuja lokitietoja käytetään mahdollisten väärinkäytösepäilyjen selvittämiseksi.

Käsittelyn rajoittaminen

Oikeutta henkilötietojen käsittelyn vastustamiseen ei sovelleta viranomaisen lakisääteisten tehtävien hoidon yhteydessä.

Suostumuksen peruutus tietojen käyttöön

Suostumuksen tietojen luovuttamiseen voi pyytää poistamaan siltä taholta, jolle suostumus on annettu.

Henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus tai kantelu

Tarvittaessa voit valittaa tai tehdä kanteluntietojesi käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.

Lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä saat asiakkuudesta vastaavasta toimistosta tai tietosuojavastaavalta.

TE-toimistot: tietosuoja.keha@ely-keskus.fi

Kokeilualueen kunnat: kuntien tietosuojavastaavat.

Päivitetty: 02.01.2023