Ohjaustaverkossa.fi -palvelun tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miksi ja miten Kainuun TE-toimisto kerää ja käsittelee henkilötietoja Ohjaustaverkossa.fi -palvelun (jäljempänä "Palvelu") yhteydessä ja mitä oikeuksia sinulla on. Palvelu on verkkoalusta, joka toimii Kainuun TE-toimiston asiakkaiden neuvonta- ja ohjauspalveluiden tukena.

1 Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Kainuun TE-toimisto
PL 70 87100 Kajaani    
kirjaamo.kainuu@te-toimisto.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

KEHA-keskus, Miika Pentikäinen, [miika.pentikainen@ely-keskus.fi]

2. Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käsitellään ja millä perusteella?

2.1 Lakisääteisten tehtävien hoitaminen

Kainuun TE-toimisto kerää ja käsittelee henkilötietojasi lakisääteisten tehtäviensä hoitamiseksi am. lakien perusteella.

Laki julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta 916/2012

Palvelu on tarkoitettu neuvonta- ja ohjauspalveluiden tueksi ja sitä käytetään Kainuun TE-toimiston lakisääteisten tehtävien hoitamisessa. Palvelussa henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin ja seuraavin perustein:

a. Ohjaustila: Mikäli sinulle on avattu ohjaustila Palvelussa, käsittelemme henkilötietojasi ohjauksen yhteydessä. Henkilötietojesi käsittely on välttämätöntä pyytämäsi ohjauksen toteuttamiseksi.

Ohjaustilassa voidaan antaa monialaista ohjausta, jossa useampi viranomainen ja/tai yleishyödyllinen organisaatio antaa sinulle ohjausta. Henkilötietojesi jakaminen eri viranomaisen ja/tai yleishyödyllisten organisaatioiden kesken monialaisessa ohjauksessa edellyttää aina suostumustasi. Voit peruuttaa suostumuksesi Palvelussa milloin tahansa.

Ohjaustilaa voidaan käyttää myös ryhmäohjauksiin, joissa useammalle asiakkaalle voidaan järjestää koulutusta tai tiedotusta samanaikaisesti. Ryhmäohjauksessa ei anneta henkilökohtaista ohjausta.

b. Yhteydenottopyynnöt: Palvelua voidaan käyttää myös yhteydenottolomakkeiden luomiseen Kainuun TE-toimisto viestintäkanaviin. Henkilötietojesi käsittely on välttämätöntä yhteydenottopyyntöösi vastaamiseksi.

2.2 Viranomaisen suunnittelutehtävät ja vaikuttavuuden mittaaminen

Kainuun TE-toimisto käsittelee henkilötietoja myös tehtäviensä suunnittelemiseksi, toiminnan vaikuttavuuden arvioimiseksi ja tilastointia varten. Tässä tapauksessa henkilötietojesi käsittely perustuu Kainuun TE-toimisto yleiseen etuun, jonka tarkoituksena on tukea lakisääteisten tehtävien hoitamista.

Henkilötietojasi voidaan käsitellä, mikäli annat ohjaustilassa palautetta saamastasi ohjauksesta.

Ohjaustilassa annetun ohjauksen yhteydessä voidaan käyttää asiakkaan elämäntilanteen kartoittamisessa kysymyksiä, joihin vastataan numeroin. Näitä vastauksia voidaan käyttää myös ohjauksen vaikuttavuuden arvioimisessa. Vaikuttavuuden arvioinnissa käytetään ainoastaan numeroin annettuja vastauksia ja vastauksista koostetaan tilasto, josta yksittäisen asiakkaan vastaukset eivät ole tunnistettavissa.

3. Mitä henkilötietojasi voimme käsitellä?

Palvelussa käsitellyt henkilötiedot kerätään suoraan sinulta.

3.1 Ohjaustila

Ohjaustilan avaaminen Palvelussa edellyttää aina sähköistä tunnistautumista. Ohjaustilaan kirjautuessasi ja sitä käyttäessäsi voimme käsitellä seuraavia henkilötietojasi:

  • Perustiedot, kuten nimi ja henkilötunnus
  • Yhteystietosi, kuten sähköpostiosoite
  • Tiedot, jotka annat ohjauksen yhteydessä, kuten tiedot omasta elämäntilanteestasi, ja annettu ohjaus ja neuvonta
  • Tiedot suostumuksesta ja sen peruuttamisesta osallistuessasi monialaiseen ohjaukseen
  • Palvelun käytöstä kertyvät tekniset tiedot, kuten kirjautumistiedot
  • Tiedot huoltajastasi, jos olet alaikäinen
  • Ohjaustilassa antamasi palaute

Yllä mainittujen henkilötietojen antaminen on lähtökohtaisesti välttämätöntä, jotta ohjaus voidaan toteuttaa Palvelussa. Palautteen antaminen on aina vapaaehtoista, eikä ohjauksen saaminen tai Palvelun käyttö edellytä palautteen antamista.

Ohjaustilassa käsitellyt henkilötiedot voivat sisältää erityisiä henkilötietoryhmiä koskevia tietoja, kuten tietoja terveydestä, rodusta, uskonnosta, poliittisista mielipiteistä, filosofisista uskomuksista, seksuaalisista mieltymyksistä tai sukupuolisesta suuntautumisesta. Tällaisia tietoja voidaan käsitellä elämäntilanteesi kartoittamisen ja ohjauksen yhteydessä, mikäli jaat ohjaustilassa tällaista tietoa. Näiden tietojen antaminen on välttämätöntä vain siinä tilanteessa, että ne liittyvät pyytämääsi ohjaukseen.

Yhteydenottolomakkeet

Yhteydenottolomakkeella ei ole tarkoitus kerätä henkilötietoja vaan esittää yleisiä kysymyksiä, jotka eivät edellytä henkilökohtaista ohjausta tai elämäntilanteen kartoitusta. Yhteydenottolomakkeelle voi kuitenkin yhteydenotosta riippuen tallentua seuraavia henkilötietoja:

  • esittämäsi kysymykset ja yhteydenotot
  • yhteydenottolomakkeella antamasi palaute
  • yhteystietosi joihin vastaus annetaan

Edellä mainitut tiedot ovat välttämättömiä, jotta yhteydenottosi voidaan käsitellä. Yhteydenottoasi ei yhdistetä muihin asiakastietoihisi, joita rekisterinpitäjällä on sinusta, ellet sitä nimenomaisesti pyydä.

Palautteen antaminen on aina vapaaehdoista, eikä vastauksen saaminen edellytä palautteen antamista.

3.3 Vaikuttavuuden mittaaminen

Siltä osin kun ohjaustilassa on käytetty elämäntilanteen kartoittamisessa kysymyksiä, joihin vastataan numeroin asteikolla 1-10 (erittäin tyytymätön – erittäin tyytyväinen), numerovastauksia käytetään myös ohjauksen vaikuttavuuden mittaamisessa. Vaikuttavuuden mittaaminen kohdistuu viranomaisen suorittamaan ohjaukseen yleisesti. Vaikuttavuuden mittaamisen edellytyksenä on, että vähintään 15 asiakasta on vastannut kysymyksiin samassa toimipisteessä. Numeroin annetuista vastauksista koostetaan tilasto, josta sinun tai muiden asiakkaan vastaukset eivät ole tunnistettavissa. Tilastoa käytetään kohdan 2.2 mukaisiin tarkoituksiin.

4. Kenelle henkilötietoja voidaan luovuttaa ja kenellä on pääsy henkilötietoihin?

Kainuun TE-toimisto voi luovuttaa henkilötietoja seuraavissa tilanteissa seuraaville tahoille:

  • Soveltuvan lainsäädännön edellyttäessä henkilötietojen luovuttamista toiselle viranomaiselle;
  • Jos osallistut Palvelussa monialaiseen ohjaukseen ja olet antanut suostumuksesi, henkilötietojasi voidaan luovuttaa ohjaustilassa toiselle viranomaiselle tai organisaatiolle.
  • Ohjaustaverkossa.fi -palveluntarjoajalle Palvelun toteuttamiseksi. Palveluntarjoaja toimii puolestamme ilman oikeutta käyttää tietoja omiin tarkoituksiinsa.
  • Viranomaisen tehtävien uudelleenjärjestelyn yhteydessä henkilötietosi voidaan siirtää toiselle viranomaiselle, joka jatkossa hoitaa vastaavia tehtäviä.

5. Missä henkilötietojasi voidaan käsitellä?

Henkilötietojasi käsitellään Suomessa.

6. Kauanko säilytämme henkilötietojasi?

Henkilötietojasi säilytetään
•    Laki julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta, 916/2012
•    Työttömyysturvalaki, 1290/2002
•    Vuorotteluvapaalaki, 1305/2002
•    Laki kotoutumisen edistämisestä, 1386/2010
•    Laki kuntouttavasta työtoiminnasta, 189/2001
•    Laki työllistymistä edistävästä monialaisesta yhteispalvelusta, 1369/2014
•    Laki sosiaaliturvajärjestelmien yhteensovittamista koskevan Euroopan unionin lainsäädännön soveltamisesta, 352/2010.
määritettyjen säilytysaikojen mukaisesti.

Yksittäiset ohjaustilat pysyvät aktiivisina niin kauan kunnes asiakas ei ole tunnistautunut ohjaustilaan kolmeen (3) kuukauteen tai se suljetaan Käyttäjäorganisaation toimesta.

Suljettu ohjaustila voidaan aktivoida Käyttäjäorganisaation toimesta seuraavan kolmen (3) kuukauden ajan. Mikäli ohjaustilaa ei tänä aikana aktivoida, kyseinen ohjaustila arkistoidaan kahdeksitoista (12) kuukaudeksi ja samalla se poistuu Ohjaajalta näkyvistä.

Arkistoidut ohjaustilat näkyvät tunnistautuneelle asiakkaalle ja niiden sisältö on asiakkaan ladattavissa koko arkistoinnin ajan. Arkistointiajan jälkeen ohjaustila poistetaan pysyvästi. Jos poistettava ohjaustila on kyseisen asiakkaan ainoa käyttäjätiliin liitetty ohjaustila, niin kaikki asiakkaan käyttäjätiliin liittyvät tiedot poistetaan järjestelmästä ja arkistosta.

7. Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla on seuraavat oikeudet:

•    oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin. Voit ladata Palvelussa käsittelyt sinua koskevat tiedot kun tunnistaudut palveluun;
•    oikeus pyytää henkilötietojesi oikaisemista, rajoittamista tai poistamista;
•    oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista. Huomaathan kuitenkin, että tiettyjen tietojen säilyttäminen on välttämätöntä lainsäädännön vaatimusten täyttämiseksi. Henkilötietojesi poistaminen ei ole mahdollista, kun laki edellyttää tietojen säilyttämistä;
•    oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä markkinointitarkoituksiin ja kieltää suoramarkkinointi;
•    oikeus peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Tämä ei kuitenkaan vaikuta ennen peruutusta toteutettujen käsittelytoimien laillisuuteen. Voit peruuttaa Palvelussa antamasi suostumuksen suoraan Palvelussa;
•    oikeus siirtää tietosi järjestelmästä toiseen eli saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tämä oikeus kohdistuu vain sellaisiin henkilötietoihin, jotka on kerätty suostumuksesi tai sopimussuhteen perusteella; ja
•    oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli koet, että henkilötietojasi ei ole käsitelty tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot löydät täältä: www.tietosuoja.fi

Edellä mainitut pyynnöt tulee osoittaa tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1 ilmoitetulle yhteyshenkilölle.

8. Tietoturva

Toteutamme kohtuullisia turvatoimia (niin fyysisiä, sähköisiä kuin hallinnollisiakin) suojataksemme henkilötietoja häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöltä sekä luvattomalta pääsyltä ja luovuttamiselta.

Pääsyn henkilötietoihin on myönnetty vain valtuutetuille työntekijöille ja alihankkijoille, joilla on työtehtäviensä vuoksi tarve saada pääsy. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti ja käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Henkilötiedot on suojattu teknisesti mm. palomuurein ja salasanoin.

Henkilötietojen käsittely ohjaustilassa edellyttää sähköistä tunnistautumista.

9. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Pidätämme oikeuden muuttaa ja päivittää tätä tietosuojaselostetta. Jos teemme tietosuojaselosteeseen olennaisia muutoksia, ilmoitamme niistä Palvelun kautta tai muulla kohtuullisella tavalla, kuten sähköpostilla.

Oma
asiointi