Hakulomake Etelä-Savon TE-toimiston valmennuspalveluihin, Webropol -kyselypalvelu

Tietosuojaseloste, henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 §

1 Rekisterinpitäjä

Etelä-Savon työ- ja elinkeinotoimisto
 

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

KEHA-keskus, Mia Niskanen
tietosuoja.keha@ely-keskus.fi

2 Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Etelä-Savon TE-toimiston osaamisen kehittämispalvelut

Etelä-Savon työ- ja elinkeinotoimisto, PL 74, 50101 Mikkeli

kirjaamo.etela-savo@te-toimisto.fi

Asiantuntija-Koordinaattori Aino Putkonen, puh. 02950 44061 aino.putkonen@te-toimisto.fi

3 Rekisterin nimi

Hakulomake Etelä-Savon TE-toimiston valmennuspalveluihin, Webropol -kyselypalvelu

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakkaan itse antamien henkilötietojen avulla asiakkaan henkilöllisyys ja palvelutarve varmistetaan URA-tietojärjestelmästä, joka on Työ- ja elinkeinotoimiston henkilöasiakasrekisteri, ja sen rekisterinpitäjänä toimii Työ- ja elinkeinoministeriö sekä työ- ja elinkeinotoimistot. Rekisteristä on oma tietosuojaseloste (KEHA/1516/2017). Mikäli asiakas hyväksytään valmennukseen, hänen antamansa henkilötiedot lähetetään salatulla sähköpostilla valmennuspalvelun tuottajalle. Rekisteröityjen tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin.

5 Rekisterin tietosisältö

Yksittäisen hakuilmoituksen tiedot: Henkilötietojen käsittelytarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot, kuten henkilön etu- ja sukunimi, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiakkaan toivoman valmennuspalvelun tiedot, muut mahdolliset asiakkaan antamat lisätiedot

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Hakeutuminen valmennuspalveluun tapahtuu asiakkaan aloitteesta ja suostumuksella, joten kyselyssä ei ole käytössä taustatietoja säännönmukaisista tietolähteistä.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Kerättävät henkilötiedot ovat Etelä-Savon TE-toimiston, ELY-keskuksen ja KEHA-keskuksen sisäisessä käytössä ja niitä käsitellään kulloinkin voimassaolevan henkilötietolain mukaisesti. Hakulomakkeella kysytyt henkilötiedot luovutetaan valmennuspalvelun tuottajalle. Luovuttaminen perustuu lakiin seuraavasti: Lain julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta 12 luvun 6 §:n 2 momentin mukaan palveluntuottajalla on oikeus saada salassapitosäännösten ja muiden tiedon saantia koskevien rajoitusten estämättä maksutta työ- ja elinkeinotoimistolta, työ- ja elinkeinohallinnon asiakaspalvelukeskukselta ja elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukselta henkilöasiakasta koskevat tiedot, jotka ovat välttämättömiä palvelun järjestämiseksi. Palveluntuottaja on velvoitettu sopimuksin noudattamaan henkilötietojen käsittelyssä voimassa olevia lakeja ja asetuksia. Ulkoisella tai sisäisellä asiakkaalla on oikeus tarkistaa häntä koskevat tiedot rekisteristä ottamalla yhteyttä rekisterin pitäjään. Rekisteröityneen henkilötiedot poistetaan ja hävitetään hänen pyynnöstään, jollei lainsäädäntö määrää tietojen säilyttämistä.

8 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Jos paperitulosteita käsitellään, ne säilytetään lukitussa tilassa ja käsitellään luottamuksellisesti. Tietoja säilytetään vain sen ajan, kun asian käsittely kestää, enintään 2 kk.

Henkilötietoja käsitellään sisäisessä tietoverkossa, joka on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä. Asiakkaan tultua hyväksytyksi valmennukseen, hänen tähän rekisteriin antamansa henkilötiedot lähetetään valmennuspalvelun tuottajalle valmennuksen toteuttamiseksi. Ulkoisissa tietoverkoissa käytetään suojattuja yhteyksiä. Kyselypalvelun tietojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on Virtu-tunnistautumisen kautta oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään Webropol-palveluntuottajan tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä sekä sopimusoikeudellisilla keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus siihen. Tietoja säilytetään asian vaatiman käsittelyn ajan, kuitenkin enintään 2 kk

10 Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä asiakkaalla on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tähän rekisteriin talletettu. Tarkistuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle.

11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä asiakkaalla on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjauspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle.

12 Oikeus vaatia tiedon poistamista

Rekisteröidyllä asiakkaalla on oikeus pyytää tietojensa poistamista. Poistamispyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle.

13 Evästeiden käyttö

Vastaaja itse päättää selaimensa asetusten avulla, miten hänen tietokoneensa käsittelee evästeitä. Selaimen ohjesivuilta saa lisätietoja siitä, miten voi estää tai poistaa evästeitä. Webropol käyttää sekä ensimmäisen että kolmannen osapuolen evästeitä eri tarkoituksiin. Osa tietokoneelle tallennettavista evästeistä poistetaan, kun poistuu verkkosivustolta (istuntoevästeet), kun taas toiset säilyvät tietokoneella jopa kaksi vuotta, jotta sivusto pystyisi tunnistamaan kävijän uudelleen tämän palatessa sivustolle (pysyvät evästeet). Webropol ei tallenna tietoja kävijän IP-osoitteesta, joten vastaajaa koskevia tietoja ei voida koskaan yhdistää tämän henkilöllisyyteen.

14 Julkisuus

Tiedot eivät ole julkisia