Työkyvyn arviointi- ja tutkimuspalvelu

Tietosuojaseloste, henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja ja 24§

Laatimispäivä 5.11.2020

1a Rekisterinpitäjä

Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely TE-toimiston tuottamissa työvoima- ja yrityspalveluissa

Uudenmaan TE-toimisto, y-tunnus 2296962-1

PL 1003, 00521 Helsinki

kirjaamo.uusimaa@te-toimisto.fi; puh. 0295 025 500

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Uudenmaan TE-toimisto, johto ja johdon tuki, ostopalvelut

PL 1003, 00521 Helsinki

Ostopalveluasiantuntija Jukka O. Palmu, puh. 02950 40606
tyollisyys.uusimaa@ely-keskus.fi

3 Rekisterin nimi

Tilauslomake Uudenmaan TE-toimiston työkyvyn tutkimus- ja arviointipalveluun, Webropol -kyselypalvelu

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakkaan itse antamien henkilötietojen avulla asiakkaan henkilöllisyys ja palvelutarve varmistetaan URA-tietojärjestelmästä, joka on työ- ja elinkeinotoimiston henkilöasiakasrekisteri ja sen rekisterinpitäjänä toimii työ- ja elinkeinoministeriö sekä työ- ja elinkeinotoimistot.

Rekisteristä on oma tietosuojaseloste (KEHA/1155/2020).
 
Lisätietoja tietosuoja ja henkilötietojen käsittelystä TE-toimiston tuottamissa työvoima- ja yrityspalveluissa:

Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely TE-toimiston tuottamissa työvoima- ja yrityspalveluissa

Mikäli asiakas hyväksytään työkyvyn tutkimus- ja arviointipalveluun, hänen antamansa henkilötiedot lähetetään salatulla sähköpostilla valmennuspalvelun tuottajalle. Rekisteröityjen tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin.

5 Rekisterin tietosisältö

Yksittäisen tilauslomakkeen tiedot:
henkilötietojen käsittelytarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot, kuten henkilön etu- ja sukunimi, henkilötunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotikunta, asiakkaan toivoman työkyvyn tutkimus- ja arviointipalvelun tiedot, asiakkaan toivoma palvelukieli sekä mahdollisesti muut asiakkaan suostumuksella annetut lisätiedot.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Hakeutuminen työkyvyn tutkimus- ja arviointipalveluun tapahtuu asiakkaan aloitteesta ja suostumuksella, joten kyselyssä ei ole käytössä taustatietoja säännönmukaisista tietolähteistä.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Webropol-tilauslomakkeella kysytyt henkilötiedot luovutetaan työkyvyn tutkimus- ja arviointipalvelun tuottajalle. Luovuttaminen perustuu lakiin julkisista työvoima- ja yrityspalvelusta (916/2012) seuraavasti: lain 12 luvun 6 §:n 2 momentin mukaan palveluntuottajalla on oikeus saada salassapitosäännösten ja muiden tiedon saantia koskevien rajoitusten estämättä maksutta työ- ja elinkeinotoimistolta, työ- ja elinkeinohallinnon asiakaspalvelukeskukselta ja elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukselta henkilöasiakasta koskevat tiedot, jotka ovat välttämättömiä palvelun järjestämiseksi.

Palveluntuottaja on velvoitettu sopimuksin noudattamaan henkilötietojen käsittelyssä voimassa olevia lakeja ja asetuksia.

Ulkoisella tai sisäisellä asiakkaalla on oikeus tarkistaa häntä koskevat tiedot rekisteristä ottamalla yhteyttä rekisterin pitäjään. Rekisteröityneen henkilötiedot poistetaan ja hävitetään hänen pyynnöstään, jollei lainsäädäntö määrää tietojen säilyttämistä.

8 Tietojen siirto EU:n ja ETAn ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto
Jos paperitulosteita käsitellään, ne säilytetään lukitussa tilassa ja käsitellään luottamuksellisesti. Tietoja säilytetään vain sen ajan, kun asian käsittely kestää, kuitenkin enintään 12 kk palvelun päättymisestä.

B ATK:lla käsiteltävät tiedot

Henkilötietoja käsitellään sisäisessä tietoverkossa, joka on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä.

Asiakkaan tultua hyväksytyksi työkyvyn tutkimus- ja arviointipalveluun, hänen tähän rekisteriin antamansa henkilötiedot  lähetetään tutkimus- ja arviointipalvelun palveluntuottajalle palvelun toteuttamiseksi. Ulkoisissa tietoverkoissa käytetään suojattuja yhteyksiä.

Kyselypalvelun tietojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on Virtu-tunnistautumisen kautta oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään.

Tiedot kerätään Webropol-palveluntuottajan tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä sekä sopimusoikeudellisilla keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus siihen. Tietoja säilytetään asian vaatiman käsittelyn ajan, kuitenkin enintään 12 kk palvelun päättymisestä.

10 Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä asiakkaalla on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tähän rekisteriin talletettu. Tarkistuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle kohdassa 1 mainittuun postiosoitteeseen.

11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä asiakkaalla on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjauspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle kohdassa 1 mainittuun postiosoitteeseen.

12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä asiakkaalla on oikeus pyytää tietojensa poistamista. Poistamispyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle kohdassa 1 mainittuun postiosoitteeseen..

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevien henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Pyyntö tästä tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle kohdassa 1 mainittuun
postiosoitteeseen. Oikeutta henkilötietojen käsittelyn vastustamiseen ei kuitenkaan sovelleta viranomaisen lakisääteisten tehtävien hoidon yhteydessä.

Suostumuksen peruutus tietojen käyttöön:
Suostumuksen tietojen luovuttamiseen voi pyytää poistamaan siltä taholta, jolle suostumus on annettu.

Henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus tai kantelu:
Tietojen käsittelystä voi tarvittaessa valittaa tai tehdä kantelu tietosuojavaltuutetulle.
Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä TE-toimistossa saa tietosuojavastaavalta: tietosuoja.keha@ely-keskus.fi.