Webropol-hakulomake valmennuspalveluihin

Tietosuojaseloste, henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §. Laatimispäivä 31.8.2020.

1 Rekisterinpitäjä

Uudenmaan TE-toimisto, y-tunnus 2296962-1

PL 1003, 00521 Helsinki

kirjaamo.uusimaa@te-toimisto.fi

puh. 0295 025 500

2 Yhteyshenkilö rekisterissä koskevissa asioissa

Uudenmaan TE-toimisto, johto ja johdon tuki, ostopalvelut

PL 1003, 00521 Helsinki

Ostopalveluasiantuntija Jukka Palmu

puh. 0295 040 606

tyollisyys.uusimaa@ely-keskus.fi

3 Rekisterin nimi

Hakulomake Uudenmaan TE-toimiston valmennuspalveluihin, Webropol-kyselypalvelu

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakkaan itse antamien henkilötietojen avulla asiakkaan henkilöllisyys ja palvelutarve varmistetaan URA-tietojärjestelmästä, joka on Työ- ja elinkeinotoimiston henkilöasiakasrekisteri, ja sen rekisterinpitäjänä toimii Työ- ja elinkeinoministeriö sekä työ- ja elinkeinotoimistot. Rekisteristä on oma tietosuojaseloste (KEHA/1516/2017).

Mikäli asiakas hyväksytään valmennukseen, hänen antamansa henkilötiedot lähetetään salatulla sähköpostilla valmennuspalvelun tuottajalle. Rekisteröityjen tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin.

5 Rekisterin tietosisältö

Yksittäisen hakuilmoituksen tiedot:
Henkilötietojen käsittelytarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot, kuten henkilön etu- ja sukunimi, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiakkaan toivoman valmennuspalvelun tiedot, muut mahdolliset asiakkaan antamat lisätiedot.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Hakeutuminen valmennuspalveluun tapahtuu asiakkaan aloitteesta ja suostumuksella, joten kyselyssä ei ole käytössä taustatietoja säännönmukaisista tietolähteistä.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Kerättävät henkilötiedot ovat Uudenmaan TE-toimiston, ELY-keskuksen ja KEHA-keskuksen sisäisessä käytössä ja niitä käsitellään kulloinkin voimassaolevan henkilötietolain mukaisesti.

Hakulomakkeella kysytyt henkilötiedot luovutetaan valmennuspalvelun tuottajalle. Luovuttaminen perustuu lakiin seuraavasti:
Lain julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta 12 luvun 6 §:n 2 momentin mukaan
palveluntuottajalla on oikeus saada salassapitosäännösten ja muiden tiedon saantia koskevien rajoitusten estämättä maksutta työ- ja elinkeinotoimistolta, työ- ja elinkeinohallinnon asiakaspalvelukeskukselta ja elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukselta henkilöasiakasta koskevat tiedot, jotka ovat välttämättömiä palvelun järjestämiseksi.

Palveluntuottaja on velvoitettu sopimuksin noudattamaan henkilötietojen käsittelyssä voimassa olevia lakeja ja asetuksia.

Ulkoisella tai sisäisellä asiakkaalla on oikeus tarkistaa häntä koskevat tiedot rekisteristä ottamalla yhteyttä rekisterin pitäjään. Rekisteröityneen henkilötiedot poistetaan ja hävitetään hänen pyynnöstään, jollei lainsäädäntö määrää tietojen säilyttämistä.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETAn ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto

Jos paperitulosteita käsitellään, ne säilytetään lukitussa tilassa ja käsitellään luottamuksellisesti. Tietoja säilytetäänvain sen ajan, kun asian käsittely kestää, enintään 2 kk.

B ATK:lla käsiteltävät tiedot

Henkilötietoja käsitellään sisäisessä tietoverkossa, joka on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä.

Asiakkaan tultua hyväksytyksi valmennukseen, hänen tähän rekisteriin antamansa henkilötiedot  lähetetään valmennuspalvelun tuottajalle valmennuksen toteuttamiseksi.Ulkoisissa tietoverkoissa käytetään suojattuja yhteyksiä.

Kyselypalvelun tietojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on Virtu-tunnistautumisen kautta oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään.

Tiedot kerätään Webropol-palveluntuottajan tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä sekä sopimusoikeudellisilla keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus siihen.

Tietoja säilytetään asian vaatiman käsittelyn ajan, kuitenkin enintään 2 kk.

10 Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä asiakkaalla on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tähän rekisteriin talletettu. Tarkistuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle.

11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä asiakkaalla on oikeus vaatiarekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjauspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle.

12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä asiakkaalla on oikeus pyytää tietojensa poistamista. Poistamispyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle.