Tämän selosteen tarkoituksena on informoida henkilötietojen käsittelystä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukaisesti. Selostetta päivitetään tarvittaessa.

1. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

1a Rekisterinpitäjä

Uudenmaan TE-toimisto, y-tunnus 2296962-1

PL1003, 00521 Helsinki

kirjaamo.uusimaa(at)te-toimisto.fi; puh. 0295 025 500

1b Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Uudenmaan Työ- ja elinkeinotoimisto, Työmarkkinoiden kohtaantoa edistävät palvelut, Osaamisen palvelut

PL1003, 00521 Helsinki

Ostopalveluasiantuntija Jukka O. Palmu, puh. 02950 40606, sähköposti tyollisyys.uusimaa@ely-keskus.fi

2. Tietosuojavastaava

tietosuoja.keha@ely-keskus.fi

3. Rekisterin nimi

Hakulomake Uudenmaan TE-toimiston yksilö- tai ryhmämuotoisiin valmennuspalveluihin, Webropol-kyselypalvelu.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 6

Asiakkaan itse antamien henkilötietojen avulla asiakkaan henkilöllisyys ja palvelutarve varmistetaan URA-tietojärjestelmästä, joka on Työ- ja elinkeinotoimiston henkilöasiakasrekisteri ja sen rekisterinpitäjänä toimii Työ- ja elinkeinoministeriö sekä työ- ja elinkeinotoimistot.

Rekisteristä on oma tietosuojaseloste (KEHA/1155/2020).

Lisätietoja tietosuoja ja henkilötietojen käsittelystä TE-toimiston tuottamissa työvoima- ja yrityspalveluissa:

• Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely TE-toimiston tuottamissa työvoima- ja yrityspalveluissa.

Mikäli asiakas hyväksytään valmennuspalveluun, hänen antamansa henkilötiedot lähetetään salatulla sähköpostilla valmennuspalvelun tuottajalle. Rekisteröityjen tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin.

5. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Kohderyhmä: Uudenmaan TE-toimiston tai Uudenmaan kuntakokeilukuntien henkilöasiakkaat, joille Uudenmaan TE-toimiston tai Uudenmaan kuntakokeilun kokeilukuntien asiantuntijat ovat tilanneet yksilö- tai ryhmämuotoiset valmennuspalvelut.   

Yksittäisen tilauslomakkeen tiedot: henkilötietojen käsittelytarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot, kuten henkilön etu- ja sukunimi, henkilötunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotikunta, asiakkaan toivoma yksilö- tai ryhmämuotoisen valmennuspalvelun tiedot ja erityistoiveet palvelun sisällöstä, asiakkaan toivoma palvelukieli, asiakkaan työllisyystilanne, tilaajan (TE-toimiston tai kuntakokeilun virkailija) taustaorganisaatio sekä mahdollisesti muut asiakkaan suostumuksella annetut lisätiedot.

6. Tiedon säilytysaika

Sopimuksen päättyessä tai purkautuessa. Palveluntuottaja käsittelee yksilöityjä henkilötietoja sopimuksen voimassaoloajan.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Hakeutuminen työkyvyn tutkimus- ja arviointipalveluun tapahtuu asiakkaan aloitteesta ja suostumuksella, joten kyselyssä ei ole käytössä taustatietoja säännönmukaisista tietolähteistä.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Kerättävät henkilötiedot ovat Uudenmaan TE-toimiston, ELY-keskuksen ja KEHA-keskuksen sisäisessä käytössä ja niitä käsitellään kulloinkin voimassaolevan henkilötietolain mukaisesti.

Webropol-tilauslomakkeella kysytyt henkilötiedot luovutetaan työkyvyn tutkimus- ja arviointipalvelun tuottajalle. Luovuttaminen perustuu lakiin Julkisista työvoima- jayrityspalvelusta (916/2012) seuraavasti: lain 12 luvun 6 §:n 2 momentin mukaan palveluntuottajalla on oikeus saada salassapitosäännösten ja muiden tiedon saantia koskevien rajoitusten estämättä maksutta työ- ja elinkeinotoimistolta, työ- ja elinkeinohallinnon asiakaspalvelukeskukselta ja elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukselta henkilöasiakasta koskevat tiedot, jotka ovat välttämättömiä palvelun järjestämiseksi.

Palveluntuottaja on velvoitettu sopimuksin noudattamaan henkilötietojen käsittelyssä voimassa olevia lakeja ja asetuksia.

Ulkoisella tai sisäisellä asiakkaalla on oikeus tarkistaa häntä koskevat tiedot rekisteristä ottamalla yhteyttä rekisterin pitäjään. Rekisteröityneen henkilötiedot poistetaan ja hävitetään hänen pyynnöstään, jollei lainsäädäntö määrää tietojen säilyttämistä.

9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 32

Jos paperitulosteita käsitellään, ne säilytetään lukitussa tilassa ja käsitellään luottamuksellisesti. Tietoja säilytetään vain sen ajan, kun asian käsittely kestää, kuitenkin enintään 12 kk palvelun päättymisestä.

Henkilötietoja käsitellään sisäisessä tietoverkossa, joka on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä.

Asiakkaan tultua hyväksytyksi työkyvyn tutkimus- ja arviointipalveluun, hänen tähän rekisteriin antamansa henkilötiedot  lähetetään tutkimus- ja arviointipalvelun palveluntuottajalle palvelun toteuttamiseksi. Ulkoisissa tietoverkoissa käytetään suojattuja yhteyksiä.

Kyselypalvelun tietojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on Virtu-tunnistautumisen kautta oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään.

Tiedot kerätään Webropol-palveluntuottajan tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä sekä sopimusoikeudellisilla keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus siihen. Tietoja säilytetään asian vaatiman käsittelyn ajan, kuitenkin enintään 12 kk palvelun päättymisestä.

11. Tarkastusoikeus ja tietojen pyytäminen

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 15

Rekisteröidyllä asiakkaalla on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tähän rekisteriin talletettu. Tarkistuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle kohdassa 1 mainittuun postiosoitteeseen.

12. Tiedon korjaamisoikeus ja oikeus tietojen poistamiseen

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 16 ja 17

Rekisteröidyllä asiakkaalla on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjauspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle kohdassa 1 mainittuun postiosoitteeseen.

13. Muut mahdolliset oikeudet

Rekisteröidyllä asiakkaalla on oikeus pyytää tietojensa poistamista. Poistamispyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle kohdassa 1 mainittuun postiosoitteeseen.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevien henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Pyyntö tästä tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle kohdassa 1 mainittuun postiosoitteeseen. Oikeutta henkilötietojen käsittelyn vastustamiseen ei kuitenkaan sovelleta viranomaisen lakisääteisten tehtävien hoidon yhteydessä.

Suostumuksen peruutus tietojen käyttöön:

Suostumuksen tietojen luovuttamiseen voi pyytää poistamaan siltä taholta, jolle suostumus on annettu.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä TE-toimistossa saa tietosuojavastaavalta: tietosuoja.keha@ely-keskus.fi.

14. Henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus tai kantelu

Tarvittaessa voit valittaa tai tehdä kantelun tietojesi käsittelystä tietosuojavaltuutetulle. Tietosuoja.fi