Ohjaustaverkossa.fi -palvelun tietosuojaseloste

Tietosuojalaki 5.12.2018/1050

Tämä tietosuojaseloste kertoo, miksi ja miten Pirkanmaan TE-toimisto kerää ja käsittelee henkilötietoja Ohjaustaverkossa.fi -palvelun yhteydessä ja mitä oikeuksia palvelun käyttäjällä on. Verkkoalustalla toimivaa palvelua käytetään Pirkanmaan TE-toimiston asiakkaiden neuvonta- ja ohjauspalveluiden tukena.

Rekisterinpitäjä

Pirkanmaan työ- ja elinkeinotoimisto (TE-toimisto)
PL 587, 33101 Tampere
kirjaamo.pirkanmaa@te-toimisto.fi
Henkilöasiakkaan TE-puhelinpalvelu puh. 0295 025 500

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

KEHA-keskus, Miika Pentikäinen, tietosuoja.keha@ely-keskus.fi.

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käsitellään ja millä perusteella?

Tietojen käsittely ja keräys Pirkanmaan TE-toimistossa perustuu lakisääteisen tehtävän suorittamiseen. Ohjaustaverkossa.fi -palvelua käytetään neuvonta- ja ohjauspalveluiden tueksi.

Palvelussa henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin ja seuraavin perustein.

Ohjaustila

Jos sinulle on avattu palvelussa ohjaustila, käsittelemme henkilötietojasi ohjauksen yhteydessä. Henkilötietojesi käsittely on välttämätöntä pyytämäsi ohjauksen toteuttamiseksi.

Ohjaustilassa sinulle voidaan antaa monialaista ohjausta, jossa ohjausta antaa useampi viranomainen ja/tai yleishyödyllinen organisaatio. Henkilötietojesi jakaminen eri viranomaisen ja/tai yleishyödyllisten organisaatioiden kesken edellyttää aina suostumustasi. Voit peruuttaa suostumuksesi palvelussa milloin tahansa.

Ohjaustilaa käytetään myös ryhmäohjauksiin, joissa useammalle asiakkaalle voidaan järjestää koulutusta tai tiedotusta samanaikaisesti. Ryhmäohjauksessa ei anneta henkilökohtaista ohjausta.

Yhteydenottopyynnöt

Palvelua voidaan käyttää yhteydenottolomakkeiden luomiseen Pirkanmaan TE-toimiston viestintäkanaviin. Henkilötietojesi käsittely on välttämätöntä yhteydenottopyyntöösi vastaamiseksi.

Viranomaisen suunnittelutehtävät ja vaikuttavuuden mittaaminen

Pirkanmaan TE-toimisto käsittelee henkilötietoja myös tehtäviensä suunnittelemiseksi, toiminnan vaikuttavuuden arvioimiseksi ja tilastointia varten.  Tässä tapauksessa henkilötietojesi käsittely perustuu Pirkanmaan TE-toimiston yleiseen etuun, jonka tarkoituksena on tukea lakisääteisten tehtävien hoitamista.

Henkilötietojasi voidaan käsitellä, jos annat ohjaustilassa palautetta saamastasi ohjauksesta.

Ohjaustilassa annetun ohjauksen yhteydessä voidaan käyttää elämäntilanteesi kartoittamisessa kysymyksiä, joihin vastataan numeroin. Näitä vastauksia voidaan käyttää myös ohjauksen vaikuttavuuden arvioimisessa. Vaikuttavuuden arvioinnissa käytetään ainoastaan numeroin annettuja vastauksia ja vastauksista koostetaan tilasto, josta yksittäiset vastaukset eivät ole tunnistettavissa.

Mitä henkilötietojasi voimme käsitellä?

Palvelussa käsitellyt henkilötiedot kerätään suoraan sinulta.

Ohjaustila

Ohjaustilan avaaminen palvelussa edellyttää aina sähköistä tunnistautumista. Ohjaustilaan kirjautuessasi ja sitä käyttäessäsi voimme käsitellä seuraavia henkilötietojasi:

  • Perustiedot, kuten nimi ja henkilötunnus
  • Yhteystietosi, kuten sähköpostiosoite
  • Tiedot, jotka annat ohjauksen yhteydessä, kuten tiedot omasta elämäntilanteestasi, ja annettu ohjaus ja neuvonta
  • Tiedot suostumuksesta ja sen peruuttamisesta osallistuessasi monialaiseen ohjaukseen
  • Palvelun käytöstä kertyvät tekniset tiedot, kuten kirjautumistiedot
  • Tiedot huoltajastasi, jos olet alaikäinen
  • Ohjaustilassa antamasi palaute

Yllä mainittujen henkilötietojen antaminen on lähtökohtaisesti välttämätöntä, jotta ohjaus voidaan toteuttaa palvelussa. Palautteen antaminen on aina vapaaehtoista, eikä ohjauksen saaminen tai palvelun käyttö edellytä palautteen antamista.

Ohjaustilassa käsitellyt henkilötiedot voivat sisältää erityisiä henkilötietoryhmiä koskevia tietoja, kuten tietoja terveydestä, rodusta, uskonnosta, poliittisista mielipiteistä, filosofisista uskomuksista, seksuaalisista mieltymyksistä tai sukupuolisesta suuntautumisesta. Tällaisia tietoja voidaan käsitellä elämäntilanteesi kartoittamisen ja ohjauksen yhteydessä, jos jaat tietoja ohjaustilassa. Näiden tietojen antaminen on välttämätöntä vain siinä tilanteessa, että ne liittyvät pyytämääsi ohjaukseen.

Yhteydenottolomakkeet

Yhteydenottolomakkeella ei ole tarkoitus kerätä henkilötietoja vaan esittää yleisiä kysymyksiä, jotka eivät edellytä henkilökohtaista ohjausta tai elämäntilanteen kartoitusta. Yhteydenottolomakkeelle voi kuitenkin yhteydenotosta riippuen tallentua

  • esittämäsi kysymykset ja yhteydenotot,
  • yhteydenottolomakkeella antamasi palaute ja
  • yhteystietosi joihin vastaus annetaan.

Edellä mainitut tiedot ovat välttämättömiä, jotta yhteydenottosi voidaan käsitellä. Yhteydenottoasi ei yhdistetä muihin asiakastietoihisi, joita rekisterinpitäjällä on sinusta, ellet sitä nimenomaisesti pyydä.

Palautteen antaminen on aina vapaaehdoista, eikä vastauksen saaminen edellytä palautteen antamista.

Vaikuttavuuden mittaaminen

Ohjaustilassa käytettyihin elämäntilanteen kartoittamisen kysymyksiin, joihin vastataan numeroin asteikolla 1-10 (erittäin tyytymätön – erittäin tyytyväinen), numerovastauksia käytetään myös ohjauksen vaikuttavuuden mittaamisessa. Vaikuttavuuden mittaaminen kohdistuu viranomaisen suorittamaan ohjaukseen yleisesti. Vaikuttavuuden mittaamisen edellytyksenä on, että vähintään 15 asiakasta on vastannut kysymyksiin samassa toimipisteessä. Numeroin annetuista vastauksista koostetaan tilasto, josta sinun tai muiden asiakkaan vastaukset eivät ole tunnistettavissa. Pirkanmaan TE-toimisto käyttää tilastoa viranomaistehtävien suunnittelemiseksi ja toiminnan vaikuttavuuden arvioimiseksi.

Kenelle henkilötietoja voidaan luovuttaa ja kenellä on pääsy henkilötietoihin?

Pirkanmaan TE-toimisto voi luovuttaa henkilötietoja seuraavissa tilanteissa seuraaville tahoille:

  • Soveltuvan lainsäädännön edellyttäessä henkilötietojen luovuttamista toiselle viranomaiselle;
  • Jos osallistut palvelussa monialaiseen ohjaukseen ja olet antanut suostumuksesi, henkilötietojasi voidaan luovuttaa ohjaustilassa toiselle viranomaiselle tai organisaatiolle.
  • Ohjaustaverkossa.fi -palveluntarjoajalle palvelun toteuttamiseksi. Palveluntarjoaja toimii puolestamme ilman oikeutta käyttää tietoja omiin tarkoituksiinsa.
  • Viranomaisen tehtävien uudelleenjärjestelyn yhteydessä henkilötietosi voidaan siirtää toiselle viranomaiselle, joka jatkossa hoitaa vastaavia tehtäviä.

Henkilötietojasi käsitellään Suomessa.

Kauanko säilytämme henkilötietojasi?

Henkilötietojasi säilytetään Julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta annetun lain 13 luvun 4§:n edellyttämällä tavalla.

Yksittäiset ohjaustilat pysyvät aktiivisina niin kauan kunnes asiakas ei ole tunnistautunut ohjaustilaan kolmeen kuukauteen tai se suljetaan käyttäjäorganisaation toimesta.

Suljettu ohjaustila voidaan aktivoida käyttäjäorganisaation toimesta seuraavan kolmen kuukauden ajan. Jos ohjaustilaa ei tänä aikana aktivoida, kyseinen ohjaustila arkistoidaan kahdeksitoista kuukaudeksi ja samalla se poistuu ohjaajalta näkyvistä.

Arkistoidut ohjaustilat näkyvät tunnistautuneelle asiakkaalle ja niiden sisältö on asiakkaan ladattavissa koko arkistoinnin ajan. Arkistointiajan jälkeen ohjaustila poistetaan pysyvästi. Jos poistettava ohjaustila on kyseisen asiakkaan ainoa käyttäjätiliin liitetty ohjaustila, niin kaikki asiakkaan käyttäjätiliin liittyvät tiedot poistetaan järjestelmästä ja arkistosta.

Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla on seuraavat oikeudet.

  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihisi. Voit ladata palvelussa käsittelyt tietosi, kun tunnistaudut palveluun.
  • Oikeus pyytää henkilötietojesi oikaisemista, rajoittamista tai poistamista.
  • Oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista. Huomaathan kuitenkin, että tiettyjen tietojen säilyttäminen on välttämätöntä lainsäädännön vaatimusten täyttämiseksi. Henkilötietojesi poistaminen ei ole mahdollista, kun laki edellyttää tietojen säilyttämistä.
  • Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä markkinointitarkoituksiin ja kieltää suoramarkkinointi.
  • Oikeus peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Tämä ei kuitenkaan vaikuta ennen peruutusta toteutettujen käsittelytoimien laillisuuteen. Voit peruuttaa antamasi suostumuksen suoraan palvelussa.
  • Oikeus siirtää tietosi järjestelmästä toiseen eli saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tämä oikeus kohdistuu vain sellaisiin henkilötietoihin, jotka on kerätty suostumuksesi tai sopimussuhteen perusteella.
  • Oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos koet, että henkilötietojasi ei ole käsitelty tietosuojalainsäädännön mukaisesti. 

Henkilötietoja koskevat pyynnöt osoitetaan tässä tietosuojaselosteessa ilmoitetulle rekisterinpitäjälle. Valitukset ja kantelut tietojen käsittelystä osoitetaan tietosuojavaltuutetulle.

Tietoturva

Toteutamme kohtuullisia fyysisiä, sähköisiä ja hallinnollisia turvatoimia suojataksemme henkilötietoja häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöltä sekä luvattomalta pääsyltä ja luovuttamiselta.

Henkilötietojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät ja alihankkijat, joilla työnsä puolesta tarve käsitellä asiakastietoja. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti ja käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Henkilötiedot on suojattu palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä sekä sopimusoikeudellisilla keinoilla suojattuja.

Henkilötietojen käsittely ohjaustilassa edellyttää sähköistä tunnistautumista.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Pidätämme oikeuden muuttaa ja päivittää palvelun tietosuojaselostetta. Jos teemme tietosuojaselosteeseen olennaisia muutoksia, ilmoitamme niistä palvelun kautta tai muulla kohtuullisella tavalla, kuten sähköpostilla.

Sivu päivitetty 26.3.2021